Wie Sie Ihr Projektteam aktivieren: 5 Tipps für die hybride Arbeitswelt.

Herausforderung 1: Stimmungen im Team wahrnehmen und begegnen.

In einem hybriden Team können Führungskräfte Stimmungen nicht so schnell wahrnehmen, wie das bei einem Präsenzteam der Fall ist. Die Teamleitung muss also recht viel Empathie besitzen und sich in die Mitarbeitenden hineinversetzen. Im virtuellen Raum geht die nonverbale Kommunikation oftmals weitgehend verloren oder wird zumindest erschwert. Damit die Distanz im Team nicht zu groß wird, wird der regelmäßige Austausch, auch mit einzelnen Teammitgliedern, wichtiger.

Darüber hinaus ist es aber auch entscheidend, Stimmungen überhaupt zu reflektieren und zuzulassen. In einer Welt, in der Teams immer mehr performen müssen, rückt das häufig in den Hintergrund und es obliegt den Führungskräften, gezielt Zeit dafür einzuräumen.

Tauchen Spannungen oder Konflikte auf, ist es wichtig, diese offen anzugehen – was natürlich auch für Präsenzteams gilt. Dafür geeignet ist ein persönlicher Austausch, möglichst vor Ort. Falls die Konflikte intern nicht gelöst werden können, empfiehlt es sich, externe Unterstützung hinzuzuziehen. Die leitenden Personen sollten Kontroversen richtig einordnen, denn die Einstellung macht hier den Unterschied: In jedem Konflikt liegt die Chance, grundlegende Missverständnisse zu lösen und somit am Ende besser und freier zusammenzuarbeiten. Teams, die Spannung und Konflikte angehen und lösen, sind insgesamt widerstandsfähiger hinsichtlich externer Einflüsse und können besser auf Ziele hinarbeiten.

Herausforderung 2: Teamzusammenhalt fördern.

Teams, die richtungslos zusammenarbeiten, sich wenig austauschen und nur im „Abarbeitungsmodus“ agieren, sind selten erfolgreich. Wichtig ist, auch den informellen Austausch zwischen einzelnen Personen zu ermöglichen – jenseits geschäftlicher Themen. Teamleader sollten sich hierfür Formate für ein ungezwungenes Miteinander überlegen. Ein Format hierfür sind Team-Entwicklungsmaßnahmen vor Ort. Diese reichen von einfachen gemeinsamen Aktivitäten bis hin zu Maßnahmen, um Vertrauen und Sicherheit im Team zu entwickeln und zu stärken.

Handelt es sich um Projektteams, die nur für eine gewisse Zeit zusammenarbeiten, ist es entscheidend, vor Beginn des Projekts Zeit in die Kennenlern- und Klärungsphase zu investieren. Je nach Reifegrad des Teams – also, wie oft die einzelnen Mitglieder schon in verschiedenen hybriden Teams gearbeitet haben – empfiehlt es sich, hier mehr oder weniger viel Zeit einzuräumen. Dieser Schritt wird gern übergangen, denn es handelt sich vermeintlich um einen nicht produktiven Teil des Projekts. Doch weit gefehlt: Je mehr im Vorfeld Regelungen, Ziele und das Kennenlernen gefördert werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Teams während des Projekts performen. Auch für ständige Teams ist es wichtig, dass sich die einzelnen Mitglieder regelmäßig persönlich sehen – beispielsweise in Form von Quartals-Meetings oder Team-Events. So bleibt der zwischenmenschliche Kontakt frisch und die Kommunikation fließt im Alltag leichter.

Herausforderung 3: Ruhigere Personen aktivieren.

Gerade im hybriden Teamalltag gehen ruhige Personen oftmals unter. Sie beteiligen sich wenig an digitalen Meetings oder werden im Homeoffice schlichtweg vergessen. Hier ist ebenfalls die Teamleitung gefragt: Diese muss genau im Blick haben, dass niemand untergeht. Vor allen Dingen aber sind Methodiken im Austausch entscheidend, die auch stillere Personen aktivieren – beispielsweise, wenn kleine Gruppen zum Austausch gebildet werden oder reihum jede Person nach ihrer individuellen Meinung gefragt wird. Nur so wird sichergestellt, dass sich auf Dauer niemand übergangen fühlt – und Ideen von allen Mitarbeitenden in Projekte miteinfließen.

Herausforderung 4: Transparenz schaffen.

Während eine präsente Gruppe Strukturen deutlich schneller und einfacher findet, ist dies in der hybriden Welt schwieriger. Hier kommt es darauf an, Situationen zu steuern und zu strukturieren – beispielsweise transparent zu machen, für welche Herausforderungen im Team aktuell Lösungsansätze benötigt werden. Diese können gemeinsam erarbeitet oder durch die Teamleitung eingeführt werden. Wichtig ist, dass (neue) Regeln hinterfragt werden dürfen und nach einer bestimmten Zeit auch hinterfragt werden sollten.

Dabei ist es wichtig, dass das Team zu Beginn Regeln schafft und Ziele sowie Zwischenziele transparent kommuniziert werden. Die leitende Person muss darauf achten, Transparenz herzustellen und somit Orientierung zu geben. Alle müssen wissen, wo das Team derzeit im Projektverlauf steht und mit welchen Aufgaben einzelne Mitglieder beschäftigt sind. So kommt Dynamik ins Team, Doppelarbeit wird vermieden – und die eigene Arbeit erhält einen Sinn, wenn alle ihren Beitrag zur Zielerreichung kennen. Hierzu gehört auch, dass es Regeln und Rahmenvereinbarungen gibt, die das Team für sich einhält: beispielsweise, wie und wann Meetings abgehalten werden sollen und welcher Struktur und welchem Ziel diese folgen.

Herausforderung 5: Psychologische Sicherheit herstellen.

Die Projektleitung muss Vertrauen schenken und dem Team Sicherheit geben. Nur so kann sich ein Team voll entfalten. Dazu gehört auch, dass niemand davor Angst hat, etwas falsch zu machen. Richtiges Feedback zu geben und eine offene Fehlerkultur sind sehr wichtig – Teams dürfen Fehler machen, um daraus zu lernen. Niemand sollte dafür an den Pranger gestellt werden, sondern Fehler sollten als wertvolle Erfahrung betrachtet werden, auf denen aufbauend Verbesserungen möglich sind.

Darüber hinaus ist auch hier die Frage, wie viel die Unternehmen in ein Team investieren möchten, damit es erfolgreich wird: Weiterentwicklung und Weiterbildung der Mitarbeitenden sind wichtige Faktoren, die es nicht zu unterschätzen gilt. Nur so können langfristig einzelne Personen leistungsstark agieren und Teams ihre Fähigkeiten weiter verbessern. Generell gilt: Die Rolle der Führungskraft hat sich stark verändert – weg von Command & Control hin zu Sense & Respond. Sie muss also Vertrauen in ihr Team und die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden haben und vor allen Dingen die Entwicklung des Teams, Strukturen, Prozesse und das Wohl der Mitarbeitenden im Blick behalten.

Diese Punkte verdeutlichen, dass sich die Zusammenarbeit in Teams grundlegend gewandelt hat. Die Bereitstellung der passenden Soft- und Hardware für einen reibungslosen Projektverlauf ist hier nur eine Seite der Medaille. Am Ende kommt es auf transparente Rollen, passende Ziele, die Investition in die persönliche Weiterentwicklung und das zwischenmenschliche Miteinander an, das Teams erfolgreich macht.