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Der moderne Arbeitsplatz zeichnet sich durch das Ineinandergreifen vielfältiger Tools aus – mit dem Ziel, Prozesse effizient zu digitalisieren, zu automatisieren und die digitale Zusammenarbeit so einfach wie möglich zu gestalten. So sparen Unternehmen, öffentliche Auftraggeber und Organisationen Zeit und Ressourcen – und ermöglichen eine moderne und einfache Zusammenarbeit. Erfahren Sie jetzt mehr zu den Themen Digital Office und papierloses Büro. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihres individuellen Konzepts – hin zu einem entscheidenden Schritt in der Digitalisierung.
Beim Digital Office stehen die Mitarbeitenden im Vordergrund: Sie können effizient zusammenarbeiten, von überall auf Informationen zugreifen und bekommen die Tools an die Hand, die sie wirklich benötigen. Sicher, schnell und einfach – so geht modernes Arbeiten.
Sergej Schloß, Leitung Competence Center Business Collaboration
Analoge, papiergebundene Prozesse waren gestern. Im Zuge des modernen Arbeitens benötigen Unternehmen und Organisationen die passenden Konzepte sowie die damit einhergehenden Hilfsmittel wie (Business-)Software und Tools, die Mitarbeitende bei ihren täglichen Abläufen im Büro und beim mobilen Arbeiten unterstützen und begleiten. Grundlegend dafür sind automatisierte und zuverlässige Mechanismen, um das papierlose Arbeiten zu ermöglichen. Mitarbeitende müssen darüber hinaus einfach und flexibel von überall auf Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Wichtig ist dabei vor allen Dingen, dass sie dazu befähigt werden, papierlos zu arbeiten – nur so können Informationen zentral und ortsunabhängig allen zur Verfügung stehen.
Der digitale Arbeitsplatz – auch Digital Office genannt – stellt Tools, Software, Services und Informationen zentral zur Verfügung. Mitarbeitende können auf das Digital Office ortsunabhängig zugreifen, dort zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Dabei ist das Digital Office der Sammelbegriff für verschiedene Tools, die, wo nötig, mit anderen Anwendungen im Unternehmen wie dem CRM- oder ERP-System in Einklang gebracht werden. Dies geschieht häufig mittels Einsatzes unterschiedlichster Business Applications. So können Sie vernetzte Teams über verschiedene Standorte und hybride Arbeitsweisen hinweg bestmöglich unterstützen.
Digital gestützte Verfahren ersetzen Papier bei der Arbeit – das ist die Grundidee des papierlosen Büros. Dadurch können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern gehen einen wichtigen Schritt in Richtung nachhaltigeres Arbeiten: Das papierlose Büro reduziert Ihren Ressourcenverbrauch wie Papier, Tinte, Toner und Strom. Viele Unternehmen und Organisationen haben aber in Sachen papierloses Büro immer noch Nachholbedarf – gerade, was das Dokumentenmanagement und die strukturierte digitale Dokumentenablage angeht. Darüber hinaus sind im Zuge der digitalen Transformation auch eine Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse notwendig – die zuerst verbessert werden sollten, bevor Sie diese digital überführen. Moderne Unternehmen setzen auf die richtige Software für papierloses Arbeiten: Mit digitalem Vertragsmanagement, digitalem Recruiting und Personalmanagement, digitaler Archivierung von Unterlagen, digitaler und automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung oder Digital Signature verzichten Sie auf Papier – und erhöhen dabei Ihre Produktivität.
Wir unterstützen Sie auch bei der Bereitstellung der Lösungen in der Public oder Private Cloud oder On-Premises, sowie als Software-as-a-Service. Gehen Sie mit uns den Schritt zum Digital Office – wir beraten Sie vollumfänglich, ob digitales Dokumentenmanagement, Schritt-für-Schritt-Anleitungen bei Themen wie Digital Signature, digitale Workflows, Prozessautomatisierung oder Raumbuchungssystemen: Wir stehen Ihnen als ganzheitlicher Partner beim papierlosen Büro und dem Modern Workplace zur Seite.
Es gibt viele Möglichkeiten, Prozesse im Arbeitsalltag zu automatisieren: von der Urlaubsgenehmigung oder Krankmeldung bis hin zur Rechnungsfreigabe oder komplexeren Abläufen. Im Prinzip lassen sich fast alle Prozesse auch digital abbilden.
Um Daten zentral und nicht nur im Büro, sondern von überall abrufbar zu machen, benötigen Unternehmen und Organisationen die passende Software und Cloud-Lösungen. Diese müssen alle rechtlichen Anforderungen lückenlos unterstützen. So können die Mitarbeitenden im Rahmen des papierlosen Büros auf die notwendigen Informationen zugreifen. Das macht aber deutlich, was das papierlose Büro eigentlich ausmacht: die übergreifende Betrachtung der Prozesse und Arbeitsweisen. Alles muss perfekt ineinandergreifen, um den Mitarbeitenden eine reibungslose Zusammenarbeit auch außerhalb des Büros und fernab von Papier zu ermöglichen. Der Weg hin zum papierlosen Büro wird bereits seit vielen Jahren diskutiert – die Idee ist zwar schon alt, doch bis heute relevant. Denn gerade im Bereich der öffentlichen Auftraggeber wird nach wie vor viel mit Papier gearbeitet. In vielen Abteilungen ist der Weg hin zum papierlosen Büro noch nicht vollumfänglich beschritten. Moderne Software kann hier Abhilfe schaffen, genauso wie Strategien zur Digitalisierung, die es Mitarbeitenden ermöglichen, papierlos zu arbeiten.
Das papierlose Büro ist aber weit mehr – denn moderne Arbeitsweisen erfordern ein Umdenken auf verschiedenen Ebenen, nicht nur in Sachen Papier: Viele Unternehmen setzen daher mittlerweile auf Shared Desks – ein hybrides Arbeitsplatzkonzept, bei dem ein Teil der Mitarbeitenden im Büro arbeitet, der andere von zu Hause. Digitale Tools helfen hier, den Überblick zu behalten, und vereinfachen das Raum- und Arbeitsplatzmanagement sowie die Ressourcenplanung. Ob Besprechungsräume belegt sind oder kurzfristig buchbar, können Sie mit digitaler Raumbeschilderung einfach transparent machen.
Arbeitsplätze teilen – und schon funktioniert das Konzept? So einfach ist es nicht. Denn um die Vorteile des Desk Sharings nutzen zu können, bedarf es einer strategischen Vorarbeit, sonst enden die Absprachen zwischen Teams und das Suchen nicht belegter Arbeitsplätze schnell im Chaos.
Neue Apps und Software zur Arbeitserleichterung können einfach über Low-Code- und No-Code-Plattformen an die firmeneigenen Anforderungen und Prozesse angepasst werden – der Programmierungsaufwand entfällt. Low-Code ist der schnelle und effiziente Weg hin zum Digital Office. Ein Weg, den nicht nur professionelle Entwickler:innen gehen können, sondern auch sogenannte Citizen Developer. Ohne Low-Code ist für viele Unternehmen und Organisationen die Digitalisierung nicht mit vernünftigem Aufwand darstellbar. Aber mit Low-Code sind Entwicklungsprojekte laut Forrester bis zu zehnmal schneller umsetzbar.
Welche Lösung ist für Sie die passende? Auf welche Tools sollten Sie setzen und wie können Sie Ihren Mitarbeitenden das bestmögliche Arbeitserlebnis bieten? Bei all diesen Fragen unterstützt Sie Bechtle. Wir geben Ihrem Unternehmen unsere Erfahrung weiter und wichtige Tipps an die Hand. Wir bieten ein ganzheitliches Angebot im Bereich Modern Workplace und neben den fachlichen Anforderungen können wir auch alle infrastrukturellen und organisatorischen Anforderungen abdecken. So erhalten Sie Ihr Digital Office bei uns komplett aus einer Hand. Dabei setzen wir auf etablierte Methodiken wie Scrum, Prince 2, Prosci ADKAR und viele mehr.
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