Herausforderung.
Die VEMAG Maschinenbau GmbH in Verden/Aller ist seit über 75 Jahren Pionier in der Herstellung von Abfüllmaschinen für die Lebensmittelindustrie und prägte maßgeblich die Vakuumfüllmaschinenbranche. Heute bietet das Unternehmen zunehmend modulare Systemlösungen für industrielle Anwendungen, die sich nahtlos selbst in komplexe Produktionslinien integrieren lassen. Dabei unterstützt VEMAG alle Prozesse der Produktion von Lebensmitteln, Teigen und Massen. Auch im eigenen Unternehmen wollte VEMAG eine digitale Umgebung schaffen, die das Arbeiten produktiver macht und den Datenaustausch zwischen den Abteilungen verbessert. Interne Kommunikationswege sollten optimiert und die Datenintegration über verschiedene Plattformen und Standorte hinweg sichergestellt werden. Dazu wollte VEMAG seine Geschäftsprozesse vollständig digitalisieren und eine benutzerfreundliche und effiziente Oberfläche einführen. Statt physischer Archive und manueller Bearbeitung und Versendung von Dokumenten sollten Prozesse digitalisiert und die Arbeit durch Automatisierung erleichtert werden. Effizienz in allen Abläufen, Reduzierung von Fehlerquellen und höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Bearbeitungszeiten waren die vorrangigen Ziele. Gesucht wurde eine modulare Lösung, die mit vorgefertigten Elementen individuell auf die Unternehmensprozesse abgestimmt werden kann – ähnlich den VEMAG Maschinen.
Die Einführung von ELO verlief für uns stressfrei. Ich habe selten ein Projekt dieser Größenordnung erlebt, das so reibungslos abgelaufen ist. Wir blieben stark im Budget, was für ein so großes Projekt ungewöhnlich ist. Wir erhielten dabei die volle Unterstützung unserer Fachbereiche, während Bechtle ihnen dabei half, sich jahrzehntelang analog geführte Prozesse bewusst zu machen und sie zu benennen. Die strukturierte Abstimmung zwischen den Fachbereichen, der IT und Bechtle war vorbildlich. Dies trug wesentlich zum Erfolg des Projekts bei.
Andreas Koob, IT-Leiter, VEMAG GmbH
Lösung.
In ELO fand VEMAG die passende Lösung – in Bechtle den richtigen Partner zur Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Denn mit Bechtle bestand bereits eine langjährige Geschäftsbeziehung. Zudem verfügte Bechtle über das notwendige Fachwissen rund um DMS-Systeme. Die Erweiterungsmöglichkeiten von ELO und die gute SAP Integration überzeugten VEMAG. Nach ersten Gesprächen mit Bechtle bestätigte sich der positive Eindruck: ELO archiviert revisionssicher auf die bestehende iCAS Speichertechnologie und bildet alle Workflows digital ab. So musste VEMAG für Bestellungen und Rechnungen kein Papier mehr im Unternehmen herumschicken, sondern Freigaben konnten einfach digital abgebildet werden. In Workshops mit allen Fachabteilungen nahm Bechtle die bestehenden analogen Prozesse bei VEMAG auf. Anschließend implementierte der IT-Partner das System schrittweise, beginnend mit einer Grundinfrastruktur, die eine nahtlose Datenintegration mit SAP und anderen Systemen sicherstellt. Zusätzlich führte Bechtle spezifische Lösungen für die Rechnungseingangsverarbeitung (ELO Invoice), das digitale Vertragsmanagement (ELO Contract) und das Personalmanagement (ELO HR Personnel File) ein. Auch die Debitorenbuchhaltung, der Einkauf und das Facility Management wurden integriert. Kein Dokument wird mehr doppelt abgelegt. Stattdessen verwaltet ELO die Dateien und zeigt digitale Verknüpfungen in SAP an. Durch die enge Verzahnung von ELO mit dem bestehenden ERP-System SAP schuf Bechtle außerdem viele automatisierte Workflows, mit denen Rechnungen, Bestellungen und Kundenaufträge deutlich schneller bearbeitet werden können. Auch die Freigabeprozesse etablierte Bechtle in ELO, sodass Genehmigungen nun digital und mit wenigen Klicks statt per Hauspost eingeholt werden können. Darüber hinaus entwickelten die Fachkräfte von Bechtle für VEMAG eine elektronische Bedarfsanforderung (BANF), die in ELO noch nicht als Standardmodul erhältlich ist. Damit können die Mitarbeitenden selbst einen bestimmten Bedarf als Workflow anlegen, der dann genehmigt sowie beschafft wird und an den nahtlos der Rechnungseingangsprozess anknüpft. Besonderen Wert legte VEMAG auf die Benutzerfreundlichkeit: Alle Mitarbeitenden sollten intuitiv mit dem neuen System arbeiten können. Für den Einstieg erhielt jeder Mitarbeitende eine Einführung in ELO und die Fachbereiche wurden speziell geschult.
Vorteile/Nutzen.
Das neue DMS-System bei VEMAG optimierte nahezu alle Workflows. Mit ELO werden Fehler minimiert, Laufzeiten verkürzt und Prozesse dokumentiert. Alle Abläufe sind damit nachvollziehbar. Dank ELO sind die Abläufe nun schneller, ortsunabhängiger und sicherer geworden. Compliance-Anforderungen wie Unterschriftenregelungen werden zuverlässig digital umgesetzt und Dokumente müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Die von Bechtle implementierten digitalen Lösungen für das Rechnungs-, Vertrags- und Personalmanagement revolutionierten auch die internen Abläufe: Prozesse sind nun schneller und transparenter. Intern steigerte sich dadurch die Effizienz, während extern die Kunden von VEMAG von der schnelleren Auftragsbearbeitung profitieren.