Agile Rollen statt starrer Stellenbeschreibungen: wie Mitarbeitende und Unternehmen profitieren.

Statt einer starren Stellenbeschreibung liegt hier die Lösung in der Ausarbeitung flexibler Rollen. Diese sind dynamisch ausgelegt, nicht mehr zwingend an eine Person gekoppelt und das jeweilige Team kann sie schnell nach Bedarf anpassen. So können Teams die Aufgabenverteilung sehr viel flexibler an sich wandelnde Umstände angleichen – und auch kurzfristig neue Rollen kreieren, bestehende auf Eis legen oder diese auflösen. Eine Person kann dabei mehrere Rollen übernehmen und in verschiedenen Projektteams arbeiten. Rollenwechsel sind jederzeit möglich, das Unternehmen deckt Arbeitsspitzen und neue Bedarfssituationen besser und schneller ab.

Junge Menschen wollen schnell Verantwortung übernehmen.

Letztlich ziehen aber nicht nur Unternehmen einen Vorteil aus flexiblen Rollenbeschreibungen – sondern auch die Mitarbeitenden. Gerade junge Menschen möchten oftmals schnell Verantwortung übernehmen, eigenständig arbeiten und Dinge voranbringen. Rollen bieten hier genau diese Möglichkeit: Während Stellen oftmals ein enges Korsett vorgeben, in dem sich junge Mitarbeitenden nicht wirklich entwickeln können, geben Rollen Leitplanken vor und sorgen für klare Aufgabenbereiche und transparente Verantwortlichkeiten. So können die Personen ihre Interessen und Fähigkeiten gezielt einbringen, sich entfalten und selbst verwirklichen. Auch ein Blick in andere Bereiche ist somit einfach möglich.

Das Rollenmodell bringt weitere positive Aspekte mit sich: In vielen Teams, die klassisch strukturiert sind, wissen die Personen untereinander nicht unbedingt, was die anderen den ganzen Tag machen. Rollen schaffen hier mehr Transparenz und Klarheit darüber, an was das Team arbeitet und welchen Beitrag alle dazu leisten. Haben einzelne Personen zu viele Tätigkeiten, kann das Team die Arbeitslast durch transparente Rollenbeschreibungen einfacher auf verschiedene Mitarbeitende umverteilen. Das steigert die Produktivität, beflügelt das Team und sorgt letztlich auf allen Seiten für mehr Zufriedenheit.

Modernes Mindset: Führungskräfte müssen umdenken.

Für ein Umdenken in Richtung Rollen braucht es Offenheit im Unternehmen – vor allen Dingen bei den Führungskräften. Diese dürfen sich nicht an klassische Stellenbeschreibungen „klammern“, sondern müssen den Mitarbeitenden eine eigenständigere Arbeitsweise ermöglichen. Hier sind ein modernes Mindset und Führungsverständnis grundlegend: Die Führungskraft muss sich als Coach verstehen und Verantwortung an die Mitarbeitenden übertragen – Stichwort: Servant Leadership, also „dienendes Führen“ im Gegensatz zum hierarchischen „(be-) herrschenden Führen“. Die Führungskraft ist dazu da, den Rahmen und die Strukturen festzulegen, in denen sich die Mitarbeitenden eigenständig bewegen. Sie vertraut und übergibt Verantwortung. „Command and control” war gestern, heute zählt „sense and respond”.

Selbstständigkeit, Offenheit und Feedback sind grundlegend.

Aber auch das Team muss in der Lage sein, eigenverantwortlich und transparent zu arbeiten. Hier sind neben fachlichen Kenntnissen vor allen Dingen die passenden Soft Skills erforderlich: Selbständigkeit ist immens wichtig, da in einer Rolle mehr Verantwortung übergeben wird. Mitarbeitende sollten darüber hinaus teamfähig sein und eine hohe Kommunikationsfähigkeit aufweisen – um sich in unter Umständen immer wieder wechselnden Teamkonstellationen einfach zurechtzufinden. Da moderne Medien immer wichtiger in der Zusammenarbeit werden, gerade um in der hybriden Arbeitswelt und in übergreifenden Teams zusammenzuarbeiten, ist technische Offenheit notwendig.

Zwingend erforderlich für eine produktive Zusammenarbeit sind darüber hinaus Regeln, die das Team individuell erarbeitet. Alle Personen im Team sollten Offenheit mitbringen und die passende Feedbackkultur leben. Die Mitarbeitenden müssen die Möglichkeiten haben, Verbesserungen offen anzusprechen und konstruktives, wertschätzendes Feedback zu geben – wichtig ist hier die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Darüber hinaus braucht es Regeln zur Kommunikation.

Ziele, Lessons Learned und Rollenworkshops.

Des Weiteren brauchen Teams festgelegte Ziele, die in einem vorgegebenen Zeitraum erreichbar sind. Diese Ziele geben Transparenz, das Team richtet Prozesse und Strukturen danach aus. Aber auch die Retrospektive darf nicht fehlen: So sollten Teams sich ganz gezielt Zeit dafür nehmen, zu reflektieren, ob die Rollen so passen, wo es Verbesserungsbedarf gibt oder hakt. Lessons Learned sind wichtig, damit sich alle weiterentwickeln und auf getätigten Erfahrungen weiter aufbauen. Eine Führungskraft muss nicht selber alle Methoden kennen und können, auch hier können Mitarbeitende oder externe (Agile) Coaches unterstützen, um ein Team zu entwickeln.

Doch wie kommen Teams hin zu Rollenbeschreibungen? Ein möglicher Einstieg ist die Durchführung eines Rollenworkshops. Hier sammelt das Team alle wiederkehrenden Tätigkeiten. Diese clustern sie im zweiten Schritt und fassen sie dann in Rollen zusammen. Dabei empfiehlt es sich, die Cluster erst einmal kleiner zu halten und manche Rollen doppelt zu besetzen oder rollierend auszugestalten. Als Beispiel: Meeting Facilitator – also, die Person, die sich um die Durchführung aber auch Vorbereitung von Meetings kümmert – kann eine rollierende Rolle sein. Eine feste Rolle hingegen ist meist die Führung des Teams.

Bechtle unterstützt bei der Reise hin zur agilen Organisation.

Wichtig ist, zu verstehen, dass eine Struktur nach Rollen vielfältige Vorteile mit sich bringt – sich aber nicht immer zu 100 Prozent für jedes Team und Aufgabenfeld eignet. Wir als Bechtle unterstützen Unternehmen mit verschiedenen Workshop-Formate bei dieser Veränderungsreise. Dabei haben wir das gesetzte Ziel im Blick – also die Frage, wo sich das Team und die Organisation hin entwickeln möchte und wie der Status quo aussieht. Unser Angebot reicht von der einfachen Beratung bis hin zur Entwicklung der Organisation. Viele Unternehmen befinden sich derzeit in einer Umbruchphase und damit auf der Reise hin zu einer agilen Organisation, andere werden folgen. Für viele ist der Weg schon beschritten, andere müssen noch den Anfang machen. Die meisten Firmen erkennen jedoch, dass sie sich in der unbeständigen VUCA-Welt agil aufstellen müssen, um die Zukunft gewinnbringend zu meistern. Dabei unterstützen wir vollumfänglich und beschreiten mit unseren Kund:innen gemeinsam den Weg hin zu einer modernen Arbeitswelt.