Lohnt sich der Copilot für Microsoft 365 wirklich?

Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag.

Wie Sie sicher wissen, verwendet der Copilot für Microsoft 365 künstliche Intelligenz (KI), um seinen Nutzer:innen bei einer Vielzahl von Aufgaben zu assistieren. Es handelt sich also nicht um eine Software, die einem die Arbeit komplett abnimmt. Vielmehr ist es ein KI-Assistenzsystem, das Ihnen bei zeitaufwendigen und lästigen Alltagsaufgaben unter die Arme greifen kann. Das beginnt bei der Zusammenfassung wichtiger E-Mails und hört bei der individuellen Vorbereitung auf Meetings noch nicht auf – der Copilot kann Ihnen den gesamten Arbeitsalltag erleichtern. 

Wichtige Weichenstellung steht bevor.

Viele Unternehmen stehen im Moment vor der Entscheidung, ob sie ihre Mitarbeitenden mit diesem Tool versorgen oder ob sie noch abwarten sollen. Den meisten ist jedoch bewusst, dass diese Entscheidung einer wichtigen Weichenstellung gleichkommt: KI wird die Arbeitswelt, wie wir sie heute kennen, radikal verändern. Der Bedarf an belastbaren Informationen ist groß. Häufig steht dabei auch die Frage im Raum: „Wie stark lassen sich damit die Effizienz und Produktivität tatsächlich realistisch steigern?“

Viele Faktoren beeinflussen den Erfolg.

Die Antwort darauf ist nicht eindeutig und muss für jeden Arbeitsplatz neu gedacht werden. Dabei müssen Unternehmen viele verschiedene Faktoren berücksichtigen. Dazu gehört unter anderem:

• Welche Tätigkeiten fallen am jeweiligen Arbeitsplatz an?
• Wie werden die Nutzer:innen an die Arbeit mit dem Copilot für Microsoft 365 herangeführt?
• Welche Erwartungen werden an die Qualität der Antworten gestellt?

Das sind nur ein paar der wichtigsten Einflussfaktoren. Wichtig ist es darüber hinaus, auch technologisch und bei der Lizenzierung richtig aufgestellt zu sein. Aber auch die Unternehmenskultur muss auf die neuen Arbeitsweisen vorbereitet sein. Mit dem richtigen Partner an ihrer Seite können Unternehmen die geeigneten Maßnahmen ergreifen, um ein Klima zu schaffen, in dem eine leichte Anpassung an die neuen Gegebenheiten möglich ist. Geeignete Mittel hierfür sind zum Beispiel (Anwender-)Schulungen und interne Communitys, die Hilfe zur Selbsthilfe ermöglichen. Diese können auch die Qualität der KI-Interaktionen maßgeblich verbessern und auf die vielen Vorteile der Anwendung des Copilot für Microsoft 365 aufmerksam machen.

Um das volle Potenzial des neuen Werkzeugs nutzen zu können, empfehlen wir Ihnen, die Einführung strukturiert und mit einem erfahrenen Partner anzugehen. Diese verfügen über das notwendige Know-how, erarbeiten mit Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Konzept, führen Sie durch den kompletten Prozess und unterstützen beim Onboarding mit einer ausgefeilten Adoption-Strategie.

Zahlreiche Funktionen bereits inbegriffen.

Wussten Sie zum Beispiel, dass der Copilot im Bing-Suchdienst die Suche um ChatGPT-ähnliche Funktionen erweitert? Im Gegensatz zu chatGPT liefert eine solche KI-unterstützte Suche jedoch auch die Quellenangaben mit. Das sorgt auf der einen Seite für Transparenz darüber, aus welchen Quellen sich die Antworten speisen. Auf der anderen Seite unterstützt diese Funktion natürlich bei der Recherche und bei der Qualitätseinschätzung der Ergebnisse. Weitere interessante Funktionen umfassen unter anderem:

• Erledigen Sie Routineaufgaben wie das Beantworten von E-Mails oder das Erstellen von Protokollen schneller.
• Erhalten Sie Unterstützung bei der Textverarbeitung und Datenanalyse, z. B. beim Erstellen von Entwürfen und Zusammenfassungen oder beim Analysieren von Excel-Tabellen.
• Lassen Sie sich komplexe Inhalte einfach und verständlich erklären.
• Holen Sie sich Inspiration beim Brainstorming oder Erstellen kreativer Inhalte.
• Durch verbesserte Zusammenarbeit und effiziente Kommunikation können IT-Abteilungen Kosten sparen und Ausfallzeiten von Apps reduzieren.
• Beschleunigen Sie Ihr Wachstum, indem Verkaufschancen durch Cross-Selling-Vorschläge erweitert und direkt Angebote erstellt werden können.
• Verkürzen Sie die Onboarding-Zeit neuer Mitarbeitender, indem Sie den Zugang zu Informationen und Schulungen vereinfachen.

Bedenken Sie, dass der Copilot für Microsoft 365 kein fertiges Produkt ist. Seine Entwicklung befindet sich gerade erst am Anfang und wir können noch viele spannende Funktionen erwarten, mit denen Sie die KI bei der täglichen Arbeit unterstützen kann.

Datenschutz und -sicherheit.

Ein wesentlicher Aspekt bei der Nutzung von KI-Tools wie dem Copilot für Microsoft 365 ist natürlich der Datenschutz. Microsoft betont, dass auch bei dieser Anwendung Ihrer M365-Lizenz das bei der Einrichtung angelegte Berechtigungskonzept verwendet wurde. Das bedeutet, dass auch mit Unterstützung durch dieses Tool Ihre Mitarbeitenden und Dienstleister nur die Informationen abrufen können, auf die sie ohnehin schon Zugriff haben. Unternehmensdaten bleiben demnach in Ihrem Tenant und werden nicht dazu genutzt, die KI außerhalb Ihres Einflussbereichs zu trainieren.

Praktische Anwendung und Lernressourcen.

Um den vollen Nutzen aus Ihrem Copiloten zu ziehen, ist es wichtig, sich mit den Funktionen vertraut zu machen und Ihre eigenen Erfahrungen zu sammeln. Microsoft selbst bietet Lernpfade und Anwendungsbeispiele, um Ihnen und Ihren Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern. Natürlich unterstützen auch wir bei Bechtle unsere Kunden mit einer kompletten User Adoption & Change Management-Strategie. Diese beinhaltet auch Trainings, welche die Einführung, Nutzung und Anwendung von Copilot unterstützen und bewährte Beispiele aus unserer eigenen Praxis bieten. Dank unseres internen Projekts „Copilot@Bechtle“ mit 5.000 Lizenzen in 14 Ländern können unsere Expert:innen aus einem größeren Erfahrungs-Pool schöpfen als viele andere Dienstleister.

Fazit.

Der Copilot für Microsoft 365 hat das Potenzial, die heutige Arbeitsweise zu revolutionieren. Doch wie bei jeder neuen Technologie hängt der Erfolg von der richtigen Anwendung und Integration in bestehende Arbeitsprozesse ab. Datenschutz und die IT-Sicherheit dürfen dabei zwar nicht außer Acht gelassen werden, häufig decken die bereits existierenden Berechtigungskonzepte in bestehenden M365-Umgebungen auch die Anwendung des Copiloten ab. Letztlich ist der Copilot eine wertvolle Unterstützung – sofern er richtig eingesetzt wird.

Sie wollen noch tiefer einsteigen oder möchten sich detailliert beraten lassen? Dann schreiben Sie uns eine Nachricht an modern-workplace@bechtle.com. Unsere Expert:innen freuen sich darauf, mit Ihnen die Vorteile von Copilot für Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen zu besprechen.