Bis 2015 betrieb RGF Staffing es ein zentrales Rechenzentrum in Belgien für die europäischen Niederlassungen. Das IT-Team erkannte früh, dass dieses Rechenzentrum den steigenden Anforderungen an Performance und Kapazität in naher Zukunft nicht mehr gewachsen sein würde. Auch die Kosten für Unterhalt und Betrieb spielten bei der Bewertung eine wichtige Rolle – die teils in die Jahre gekommene Infrastruktur wurde schlichtweg zu teuer und war so nicht mehr effizient. Mit der strategischen Entscheidung, das Rechenzentrum aufzulösen, begann für das Team um Olaf Kropp die Planung für ein neues Setup ihrer IT-Infrastruktur.
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CIO Olaf Kropp leitet seit zwölf Jahren das IT-Team von RGF Staffing in München. Mit seinem zehnköpfigen Team verantwortet er das Tagesgeschäft und den operativen Betrieb der IT, die Infrastruktur und die IT-Seite der Weiterentwicklung des RGF-Portfolios für Rekrutierungslösungen.
RGF Staffing Germany bietet Leistungen wie temporäre Arbeitnehmerüberlassung, dauerhafte Personalvermittlung, passgenaue Personallösungen und -konzepte sowie Beratung bei HR-Kernprozessen. RGF Staffing Germany ist eine Tochterfirma der Recruit Gruppe aus Japan, einer der weltweit führenden Unternehmensgruppen für HR-Dienstleistungen. Recruit betreibt unter anderem die Suchmaschine für Stellenangebote „indeed“. RGF Staffing Germany ist mit 500 Mitarbeitenden an mehr als 110 Standorten in Deutschland vertreten.
Zu den operativen Marken von RGF Staffing in Deutschland gehören Unique Personalservice, Unique Medicum, Unique Professionals, Unique Students, Unique Doctors, Unique Pädagogik, Unique IT-now, Unique Engineering, Technicum, HR Solutions Advisors sowie staplerfahrer.de.
Die neue IT-Infrastruktur sollte zu jeder Zeit die freie Entscheidung ermöglichen, ob Ressourcen on-premise oder in der Cloud betrieben werden. Maßgeblich für die Entscheidung sollten nur die Kosten oder die technischen Anforderungen sein – und das selbstredend den aktuellen Sicherheitsstandards folgend. RGF Staffing präsentierte diese Anforderungen verschiedenen IT-Dienstleistern, immer unter einer Voraussetzung, wie Olaf Kropp es formuliert: „Als Mittelständler ist es uns wichtig, dass wir jemanden haben, mit dem wir auf Augenhöhe operieren können.“
Die Bechtle Virtual Private Cloud, gehostet in den Bechtle Rechenzentren in Frankfurt am Main und Rüsselsheim, erwies sich als optimale Lösung für diese Anforderungen. RGF entschied sich zudem, die Bereitstellung und den operativen Betrieb der neuen Server-Infrastruktur an Bechtle auszulagern. Das umfasste auch die strukturierte und geplante Migration der Daten aus dem zentralen Rechenzentrum in die Private Cloud.
Schritt für Schritt zur Hybrid Cloud.
Die Bechtle Virtual Private Cloud war der erste Schritt der Cloud-Transformation-Journey von RGF Staffing. Als im Frühjahr 2020 angesichts der Corona-Pandemie zahlreiche Mitarbeitende innerhalb kürzester Zeit ins Homeoffice gingen, wurde Microsoft Teams immer wichtiger. Das volle Potenzial entfaltet die Kollaborationssoftware aber nur, wenn Exchange Online eingesetzt wird, die Software also „as-a-Service“ aus der Public Cloud konsumiert wird.
Gesagt, getan: RGF Staffing migrierte die relevanten Daten mithilfe von Bechtle aus der Virtual Private Cloud zu Exchange Online – der erste große Schritt in Richtung Hybrid Cloud. Dabei übernahm Bechtle auch den Betrieb der Exchange-Online-Umgebung, ein strategischer Schritt, um das IT-Team um Olaf Kropp zu entlasten und die Kapazitäten auf mehrwertstiftende Tätigkeiten zu fokussieren. Der Betrieb als Managed Service durch Bechtle umfasst Backup & Recovery von Exchange Online, OneDrive und SharePoint Online, Cybersecurity, den Admin Support sowie einen proaktiven Change-Advisory-Service.
Dieses Setup ist auch die Basis für die geforderte flexible Entscheidungsfreiheit. Das IT-Team ist nun in der Lage, beispielsweise neue operative Marken von RGF Staffing in Deutschland „innerhalb von Tagen an den Start bringen zu können. Mit einer reinen On-premise-Infrastruktur wäre das nicht möglich“, erläutert Olaf Kropp.
What‘s next?
Mit dem Hybrid-Cloud-Szenario ist die Cloud-Journey bei RGF Staffing Germany allerdings keineswegs zu Ende. Olaf Kropp: „Nach nun fast sieben Jahren stehen die Zeichen für uns eindeutig Richtung Cloud.“ Die Flexibilität und Schnelligkeit der Cloud steht über allem. Gleichzeitig ist es wichtig, dass das Team das Beste aus beiden Welten auswählen kann. Sie können so entscheiden, ob eine Anwendung in der Bechtle Virtual Private Cloud oder in der Public Cloud besser aufgehoben ist. Das erweitert ihren Handlungsspielraum maßgeblich und erlaubt es dem Team, schnell auf Anforderungen aus dem Business zu reagieren.