Herausforderung.
Die Stiftung St. Franziskus ist eines der größten sozialwirtschaftlichen Unternehmen in Baden-Württemberg. Mit ihren karitativen Einrichtungen und Diensten an über 30 Standorten in Süddeutschland schafft sie für viele Menschen Lebensräume und Lebensmöglichkeiten. Rund 2.500 Mitarbeitende geben ihnen Lebensperspektiven und werden dabei von rund 200 Ehrenamtlichen unterstützt. Die Altenhilfe, die Kinder- und Jugendhilfe sowie die Behindertenhilfe mit dem Fokus auf Menschen mit Sinnes- und Mehrfachbehinderung bilden die Schwerpunkte der sozialen Dienste der Stiftung St. Franziskus. Hauptsitz der kirchlichen Stiftung öffentlichen Rechts ist Heiligenbronn bei Schramberg. Dort befinden sich auch das Rechenzentrum und die zentrale IT-Abteilung, welche die historisch gewachsenen IT-Dienste und -Geräte an allen Standorten betreibt.
Zahlreiche parallel laufende IT-Projekte stellten die Stiftung vor die Herausforderung, einen umfassenden Überblick über ihre eingesetzten IT-Services zu erhalten. Die Stiftung St. Franziskus wollte wissen, welche Informationstechnologien genau für welche Prozesse eingesetzt werden und wie sie die eigenen Geschäftsprozesse unterstützen. Dazu gehören alle Personen, Prozesse und Technologien, die darin eingebunden sind. Eine solche Übersicht kann bisweilen keine Software automatisiert erstellen. Da IT-Prozesse im Unternehmen oft noch manuell abgebildet werden, bedarf es einer genauen Analyse aller Technologien, der dazugehörenden Rahmenbedingungen und der im Unternehmen implementierten Prozesse, um die IT-Struktur optimal auf die Unternehmensziele auszurichten.
Die systematischen Workshops mit Bechtle verschafften uns einen Gesamtüberblick, den wir für zukünftige Optimierungen dringend benötigten. Anhand der von Bechtle erstellten IT-Servicelandkarte können wir nun tiefer in die weitere Diskussion der IT-Services mit unseren Shareholdern einsteigen. Durch die geschäftsprozessorientierte Sicht auf unsere IT ist es Bechtle gelungen, Transparenz in unsere IT-Struktur zu bringen.
Axel Buchinger, Bereichsleiter Digitalisierung und IT, Stiftung St. Franziskus Heiligenbronn, kirchliche Stiftung öffentlichen Rechts
Lösung.
Die Basis für eine solche Analyse bietet Bechtle mit seiner interaktiven IT-Servicelandkarte. Mit dem ganzheitlichen Ansatz orientiert sich der IT-Dienstleister – abhängig von den Kundenanforderungen – an Frameworks wie ITIL oder COBIT und stellt so sicher, dass die abgebildete IT-Landschaft optimal auf die Unternehmensziele ausgerichtet werden kann. Mit dieser Methodik untersuchte Bechtle gemeinsam mit der Stiftung St. Franziskus in Workshops die IT-Service-Organisation der Stiftung, ihrer Standorte und Projekte. Jeder Workshop widmete sich einem spezifischen Bereich der Stiftungs-IT, wie Datacenter, Netzwerk, Client und Applikation. Durch das strukturierte Verfahren von Bechtle wurden die komplexen Strukturen zerlegt und systematisch aufbereitet. Aus den Ergebnissen erstellte Bechtle Mindmaps, die im Fall der Stiftung über 1.000 Aspekte umfassten. Denn die Analyse der IT-Organisation erfolgt bis auf die unterste Ebene der Anwendungen und die für diese notwendigen IT-Services. Aus den in den Workshops erstellten Mindmaps leitete Bechtle im zweiten Schritt eine visuelle IT-Servicelandkarte ab, die interaktiv in PowerPoint präsentiert und angeklickt werden kann. Sie gibt einen vollständigen Überblick über alle Services des operativen IT-Betriebs.
Bechtle identifizierte sechs Bereiche mit jeweils unterstützenden Prozessen: Support, Anwendungen, ERP, Client, Netzwerk und Datacenter. Sie umfassen zudem bei der Stiftung das allgemeine Management, das IT-Service-Management und das technische Management sowie die darin enthaltenen ITIL4 Best Practices, die zur Optimierung des gesamten IT-Betriebs eingesetzt werden können. Die identifizierten Abhängigkeiten in der IT-Servicestruktur helfen bei der Priorisierung der zu modernisierenden Anwendungen und Prozesse. Dazu erstellte Bechtle ein Service Design Package, das einen Überblick über die bestehende Servicestruktur und Verbesserungsvorschläge enthielt. Bechtle arbeitete dabei nach den Best-Practice-Ansätzen von ITIL in den spezifischen Disziplinen des IT Service Managements.
Vorteile/Nutzen.
Mit der IT-Servicelandkarte von Bechtle erhielt die Stiftung St. Franziskus einen detaillierten, strukturierten und prozessorientierten Überblick über alle in der IT genutzten Services, Anwendungen und Prozesse. Die detaillierte Analyse ermöglicht der Stiftung nun eine systematische Priorisierung ihrer Prozesse und damit eine weitere Optimierung der IT-Landschaft. Darüber hinaus dient die Servicelandkarte als Entscheidungshilfe, ob bestimmte IT-Services ausgelagert oder Prozesse optimiert werden können. Auch bei der Vergabe von Managed Services ist die Auflistung aller Anforderungen hilfreich. So kann die Stiftung St. Franziskus ihre IT-Struktur exakt auf ihre geschäftlichen Ziele ausrichten