Professionelle Scanner sind unentbehrliche Arbeitsgeräte im modernen Unternehmen:
Mithilfe eines Firmenscanners digitalisieren Sie Dokumente schnell und unkompliziert. Dokumentenscanner gehören zur Grundausstattung eines jeden Büros, sind aber auch aus dem Gesundheitswesen, öffentlichen Einrichtungen, dem Gastgewerbe und Handwerksbetrieben nicht mehr wegzudenken. So nutzen Arztpraxen die Geräte beispielsweise, um Patientenakten oder Rezepte zu digitalisieren, während viele Restaurants ihre Menükarten einscannen, um sie online zu posten und zu teilen. Auch Lieferscheine, Rechnungen oder andere Finanzdokumente, wie sie in den unterschiedlichsten Branchen anfallen, werden regelmäßig zur langfristigen Verwaltung eingescannt.
Office-Scanner sind einfach in der Handhabung und können wahlweise per WLAN oder USB-Schnittstelle mit Ihrem Firmen-Netzwerk verbunden werden. Durch den Scan lassen sich Ihre Dokumente als digitale Dateien archivieren oder per Cloud für alle Ihre Mitarbeiter:innen unabhängig von deren Standort zugänglich machen. Zu den bekanntesten Herstellern für die professionelle Nutzung zählen Canon, Epson und Ricoh (ehemals Fujitsu).
Professionelle Scanner für Ihr Office.
Büro-Scanner unterscheiden sich von Scannern für den Privatgebrauch: Scanner für den professionellen Gebrauch arbeiten dank schnellem Dokumenteneinzug mit einer höheren Geschwindigkeit, sodass eine große Seitenanzahl in kurzer Zeit digitalisiert werden kann. Das Scannen von Lieferscheinen, Rechnungen, Korrespondenz und anderen Dokumenten erleichtert eine übersichtliche Archivierung derselben. Verabschieden Sie sich von Regalen voller Ordner und Akten: Sparen Sie Platz, indem Sie Ihre Dokumente digitalisieren und sichern Sie sich den Vorteil ortsunabhängig auf diese zugreifen zu können.
Welcher Scanner für Sie am besten geeignet ist, hängt von dem Zweck ab, für den Sie ihn verwenden:
Dokumentenscanner, teilweise auch als Einzugsscanner bekannt, eignen sich besonders für große Mengen an zu verarbeitenden Seiten. Durch den integrierten Einzug kann ein solches Gerät selbstständig größere Mengen an Blättern pro Minute (in der Regel A4-Format) einscannen. Dokumentenscanner mit Duplex-Funktion erfassen dabei gleichzeitig die Vorder- und Rückseite eines Blattes. Es gibt sie mit Farberfassung als auch mit reiner Schwarz-Weiß-Erfassung. Die Auflösung ist für gewöhnlich geringer als bei Flachbettscannern, dafür punkten viele Dokumentenscanner durch Extras wie eine automatische Texterkennung (OCR-Funktion). Dadurch werden Ihre Dateien direkt beim Scannen in bearbeitbare PDF-Dokumente umgewandelt.
Flachbettscanner verfügen weder über einen Dokumenteinzug noch eine Duplex-Funktion, wodurch jedes Blatt händisch eingescannt werden muss. Der Vorteil von Flachbettscannern ist jedoch ihre hohe Auflösung. Zudem scannen diese Geräte für gewöhnlich mit starker Farbtiefe und eignen sich hervorragend zur Digitalisierung von Bildern und Fotos. Flachbettscanner sind die optimale Ergänzung zu Ihrem Desktop-PC oder Laptop und attraktiv im Preis.
Multifunktionsdrucker sind Kombigeräte, die Scanner und Drucker vereinen. Mit ihnen können Sie nicht nur scannen, sondern auch direkt auf Papier kopieren. Im Modern Workplace ersetzen die platzsparenden Multifunktionsdrucker zunehmend die traditionellen Kopiergeräte. Mit einigen dieser Modelle können Sie nicht nur drucken, scannen und kopieren, sondern auch faxen.
Mobile Scanner sind, wie der Name verrät, ortsungebunden einsetzbar. Hierbei handelt es sich um kleine handliche Scanner, die durch ihr kompaktes Design perfekt für den mobilen Einsatz geeignet sind. Gleichzeitig gibt es auch Modelle, die wie Tischprojektoren aussehen und ähnlich funktionieren. In jedem Fall sind sie kleiner und kompakter als gewöhnliche Scanner und dadurch gut zu transportieren. Ein mobiler Scanner mit Duplex-Funktion erlaubt es Ihnen, gleichzeitig die Vorderseite und Rückseite eines Dokuments zu erfassen.
Welchen professionellen Scanner kaufen?
Unabhängig davon, ob Sie für sich oder Ihr Team auf der Suche nach einem Dokumentenscanner, einem handlichen mobilen Scanner oder professionellen Flachbettscannern sind: Um das passende Produkt für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie vor dem Kauf verschiedene Kriterien in Betracht ziehen. Die folgende Auflistung hilft Ihnen bei Ihrer Entscheidung.
- Technologie: Hiermit sind die bereits genannten Arten an Scannern gemeint. Während Dokumentenscanner dank hoher Scangeschwindigkeit besonders bei einer großen Anzahl an Blättern sinnvoll sind, bieten Flachbettscanner sich für die Digitalisierung von empfindlichen oder nicht einzugsfähigen Dokumenten wie Bücher an. Ziehen Sie auch in Erwägung, ob ein Schwarz-Weiß-Scan ausreicht oder ob Sie Dokumente in Farbe benötigen.
- Auflösung: Die Auflösung bestimmt die Qualität der gescannten Datei und wird in dpi ("dots per inch") angegeben. Umso höher die Auflösung, umso feiner also die Details. Trotzdem haben Sie beim dpi-Wert einen Spielraum, denn für gängige Office-Anwendungen ist eine Auflösung von 300 x 300 dpi ausreichend. Scannen Sie hingegen Bilder oder Dokumente für eine spätere Bildbearbeitung, sollten Sie ein Gerät mit mindestens 600 x 600 dpi wählen.
- Scangeschwindigkeit: Die Scangeschwindigkeit wird in Seiten pro Minute angegeben und gibt Ihnen Anhaltspunkte darüber, ob die Geschwindigkeit für den Scanaufwand Ihres Unternehmens ausreicht. Für die alltägliche Benutzung durch Mitarbeiter:innen für einzelne Dokumente, reichen zwischen zehn und 20 A4-Seiten pro Minute aus. Ziehen Sie hingegen eine großflächige Digitalisierung und Archivierung in Betracht, sollte Sie ein Gerät setzen, das mindestens 70 DinA4-Seiten pro Minute scannt.
- Formate: Achten Sie sowohl auf die Ausgabeformate, sprich die Unterstützung von PDF, JPEG, TIFF und mehr, als auch auf die möglichen Papierformate. Benötigen Sie beispielsweise die Ausgabe einer Excel- oder Word-Datei, sollten Sie sichergehen, dass der Scanner Ihrer Wahl dieses Format unterstützt. Gleiches gilt für Papier in DinA3 oder größer, da viele Geräte ausschließlich den Scan von A4-Blättern erlauben.
- Anschlüsse: Hier entscheidet in erster Linie der Nutzungsbedarf. Die Ausstattung mit einem Netzwerkschnittstellenmodul vereinfacht die Nutzung durch mehrere Mitarbeiter und ermöglicht Ihnen über das Netzwerk auf das Gerät zuzugreifen und so Dokumente direkt an den Zielort weiter zu leiten. Mobile Scanner dagegen funktionieren dank eines Akkus meist über WLAN, wahlweise jedoch auch per USB mit plug-and-play.
- Funktionsvielfalt: Möglicherweise sind eben der standardmäßigen Scanfunktion noch weitere Eigenschaften für Sie relevant. So kann beim Scannen dickerer Materialien eine Durchlichteinheit sinnvoll sein, während Texterkennung (OCR) unabdingbar ist, wenn Sie die Dokumente anschließend digital bearbeiten möchten. Die sogenannte ADF ("Automatic Document Feeder")-Funktion kann ebenfalls interessant sein, da sie den automatischen Einzug mehrerer Blätter ermöglicht, welche dann nacheinander eingescannt werden. Über den Filter des Bechtle Onlineshops finden Sie den Scanner mit den passenden Funktionen für Ihr Unternehmen.
Welcher Scanner ist der Beste für…
- Homeoffice: Scanner fürs Homeoffice sollten einfach zu bedienen und erschwinglich im Preis sein. Flachbettscanner sowie mobile Scanner mit 300 x 300 dpi für gängige Bürotätigkeiten oder mindestens 600 x 600 dpi für Designer:innen sind hier eine gute Wahl.
- Industrie: Für Unternehmen der Industrie empfehlen sich Dokumentenscanner mit hoher Auflösung von 600 x 600 dpi bis 1.200 x 1.200 dpi und einer Scangeschwindigkeit von rund 50 Seiten pro Minute.
- Großraumbüro: In einem Großraumbüro kommt es darauf an, ob der Scanner stationär oder flexibel genutzt wird, was wiederum die Größe des Geräts widerspiegelt. Entscheiden Sie sich für eine große Einzugskapazität von 100 Seiten pro Minute, wenn der Scanner fix in einem Raum positioniert wird. Steht der Mitarbeiter:innen zur freien Verfügung, sind mobile Modelle mit zehn bis 20 Seiten pro Minute ausreichend. Eine automatische Duplex-Funktion ist hier in dem Fall sinnvoll.
- Gesundheitswesen: Für die Digitalisierung medizinischer Aufnahmen, die über herkömmliches Papier hinausgehen, beispielsweise Röntgenbilder, ist ein Scanner mit Durchlichtfunktion essenziell. Auch sollten Sie sich für den höchstmöglichen dpi-Wert entscheiden. Die Scangeschwindigkeit hingegen spielt bei alltäglichen Aufgaben in Arztpraxen keine entscheidende Rolle.
- Finanzberatung: Scanner spielen in dieser Branche eine wichtige Rolle, weshalb eine hohe Scangeschwindigkeit von mindestens 50 Seiten pro Minute empfehlenswert ist. Auch eine hohe Einzugskapazität, unterstützt beispielsweise durch die ADF-Funktion, ist sinnvoll, da der Arbeitsalltag so erleichtert und automatisiert werden kann.
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