Ausgangssituation.
Bereits seit 10 Jahren profitierten einige Mitarbeiter der Vaudoise Versicherungen von einem mobilen Arbeitsplatz. Mit dem aktuellen Projekt wollte die Vaudoise nun allen Mitarbeitern ein neues Arbeitsumfeld zur Verfügung stellen. Jeder Mitarbeiter bekam daher dasselbe Gerät und alle Teams der Vaudoise können fortan jederzeit und von überall aus auf ihre Informationen zugreifen.
Seit der Gründung vor über 120 Jahren geht die Vaudoise konsequent mit der Zeit. Sie positioniert sich dadurch als mobiler, moderner und technikaffiner Arbeitgeber, wodurch sie auch für künftige Mitarbeiter attraktiv ist. Der gewünschte Workplace musste also das Image des Unternehmens widerspiegeln, umso mehr als das Magazin Bilan die Vaudoise zum „Besten Arbeitgeber 2018“ in der Kategorie Banken & Versicherungen gekürt hat.
Projektziele.
Zum einen sollten die Mitarbeiter mehr Mobilität erhalten. Jeder besitzt nun ein Mobilgerät, respektive ein Microsoft Surface Pro Tablet. Zum anderen bekam jeder Mitarbeiter denselben Geräte-Typ, wodurch unser Kunde universelle Arbeitsplätze geschaffen hat. Jeder Arbeitsplatz ist nun mit einer Dockingstation ausgestattet, die mit den Microsoft Surface Pro Tablets kompatibel ist, wodurch jeder Mitarbeiter sich fortan in allen Büros der Vaudoise überall dort verbinden kann, wo er es möchte. Dadurch wachsen auch der Hauptsitz und die einzelnen Agenturen näher zusammen, da die Kommunikation und die Kontakte zwischen den verschiedenen Einheiten des Unternehmens verstärkt werden.
Herausforderung.
„Ganz generell musste das Projekt den Anforderungen einer schlanken Organisation gerecht werden, insbesondere im Hinblick darauf, dass alle 4 Jahre ein Rollout stattfindet. Zudem musste das Projekt in relativ kurzer Zeit realisiert werden, da durch den „Versicherungszyklus“ nur das Sommerloch für solche Projekte genutzt werden kann. So war also eine präzise und rigorose Organisation erforderlich, worauf wir auch ganz deutlich in der Ausschreibung hingewiesen haben“, erklärt uns Patrick Lilli, ead of IT Infrastructure bei der Vaudoise.
Diese wichtige Besonderheit war der Dreh- und Angelpunkt der Ausschreibung, auf die sich unsere Teams beworben haben. Wir mussten dieses kurze und klar definierte Zeitfenster einhalten. „Diese Herausforderungen erforderten ein besonderes Know-how, das die Bechtle-Teams unter Beweis stellen“, erklärt uns Renaud Sériès.
Um unserem Kunden eine adäquate Lösung anbieten zu können, haben wir mit unseren Niederlassungen in der Deutschschweiz zusammengearbeitet. Über diese konzernweite Zusammenarbeit hinaus haben wir unsere internen Stärken gebündelt und zwischen den Project & Managed Services sowie dem Skills Management Synergien geschaffen. Dank der Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen konnten wir sowohl in technischer Hinsicht als auch im Hinblick auf das Rollout und das Follow-up des Projektes die bestmögliche Lösung finden. Wir konnten für alle 113 Standorte der Vaudoise flächendeckend im gesamten Hoheitsgebiet der Schweiz ein einfaches Migrationsmodell anbieten. Am Ende jeder Migration haben wir an jedem Standort bei jedem Benutzer eine Umfrage durchgeführt, um die Zufriedenheit mit dem Know-how und der sozialen Kompetenz unserer Bechtle-Techniker und -Mitarbeiter zu messen. Wir haben auch mit unserem Kunden zusammen die Zufriedenheit im Hinblick auf die wechselnden Arbeitsplätze gemessen. Im Laufe der 4 Monate, die das Projekt dauerte, wurde einmal pro Woche der aktuelle Stand der Dinge mit den IT-Teams besprochen. Die Standortbestimmung mit dem Projektteam erfolgte monatlich.
„Die Mitarbeiter der Bechtle-Teams haben sich voll und ganz den Werten der Vaudoise angepasst. Sie waren eins mit unseren Teams und Mitarbeitern, so als wären sie ein fester Bestandteil unserer Versicherungsgesellschaft. Wir wurden hervorragend betreut, sowohl inhaltlich als auch formal, was für uns absolut entscheidend war“, vertraut uns Renaud Sériès an.
Die Bechtle-Teams stellten ihre solide Fachkompetenz unter Beweis. Im Hinblick auf die Logistik des Rollouts wurden die richtigen Personen eingesetzt. Das Unternehmen Bechtle hielt all seine Versprechen und erbrachte alle Dienstleistungen, zu denen es sich verpflichtet hatte.
Lösung.
Unsere Teams von Bechtle haben dieses Projekt von A bis Z durchgeführt und eine End-to-End-Migration realisiert. Zuerst wurde die alte Hardware außer Betrieb genommen und dann allen Usern der Vaudoise - neue und generalüberholte - mobile Geräte ausgehändigt. Unsere Ingenieure hatten auch die Aufgabe, die neueste Version von Windows 10 auf alle Geräte aufzuspielen. Dieses Konzept war sehr innovativ, da das komplette Maschinen-Staging dank 4G-Technologie durchgeführt wurde. Die IT-Teams der Vaudoise haben ihr Netzwerk erweitert, damit die Bechtle-Teams das Staging in ihren Räumlichkeiten erledigen konnten, was sehr viel Flexibilität bot und nur einen einzigen Staging-Ort erforderlich machte. Sobald die gesamte Hardware einsatzbereit war, haben unsere Mitarbeiter von Bechtle die User der Vaudoise dabei unterstützt, sich ihren neuen Workplace zu eigen zu machen.
„Die Bechtle-Teams stellten wirklich ihr Know-how unter Beweis und haben uns reale Lösungen angeboten. Bechtle hat die richtigen Ressourcen mobilisiert. Die Bechtle-Teams haben sich dem Unternehmen angepasst und hatten die Werte der Vaudoise verinnerlicht: Nähe, Zuverlässigkeit, Menschlichkeit. In praktischer Hinsicht waren das präzise Lagermanagement in den Büros der Bechtle und die logistischen Kapazitäten der Gruppe beispielhaft“, berichtet uns Renaud Sériès.
Geschäftsnutzen.
„Die Mobilität wurde so verstärkt. Dank der frei wählbaren und universellen Arbeitsplätze kann sich nun jeder Mitarbeiter in jeglicher Niederlassung verbinden. Zudem werden so unnötige Autofahrten verhindert und die Entfernungen zum Arbeitsplatz reduziert, wodurch dieser Ansatz einen weiteren Beitrag zur Lebensqualität unserer Mitarbeiter und zum Umweltschutz leistet, die uns beide sehr am Herzen liegen. Wir standen auch vor einer weiteren Herausforderung: die Arbeitskultur in den Teams musste verändert werden. Den Mitarbeitern wurde angeboten, dass sie nicht mehr zwangsläufig zum Hauptsitz in Lausanne zur Arbeit fahren müssen, sondern von den universellen Arbeitsplätzen in den lokalen Agenturen profitieren können. Aktuell verwenden 95 % unserer Kollegen ihr Surface für die Arbeit. Das Projekt trägt also Früchte und jeder einzelne nutzt immer mehr die Flexibilität, die ihm nun geboten wird“, erzählt uns Renaud Sériès.