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Défi.
L’activité des MBC, celle du transport, nécessite la mise en place d’outils de communication adaptés eu égard à la configuration de travail de ses collaborateurs. En effet, la majorité des équipes est sur le terrain, or chacun doit pouvoir avoir accès à une information d’entreprise corporate, quel que soit le device qu’il utilise et l’endroit où il se trouve. Les informations pouvant être accessibles sur des terminaux mobiles, des terminaux fixes ou encore sur les écrans des salles de pauses par exemple.
Nos équipes Bechtle connaissait bien les contraintes de notre client, pour avoir précédemment finalisé les formations M365/Teams ainsi que la migration de son SharePoint on-premise vers SharePoint Online. „Nous sommes voisins, et mes collègues du département IT avaient travaillé sur de précédents projets avec les équipes Bechtle, ils étaient très satisfaits de la relation et du résultat. C’est donc naturellement que nous avons sollicité les compétences des Experts Bechtle pour mener à bien ce projet de mise en place de nouvel intranet.“ explique Isabelle Duperrex.
L’intranet des MBC était vieillissant, peu utilisé et nécessitait l’achat de licences annuelles. Il faisait donc sens pour les équipes de notre client de remplacer cet outil par une version moderne, plus adaptée et meilleur marché. Ce projet s’intégrer également dans une démarche stratégique pour l’entreprise de mettre à disposition de l’ensemble de ses employés un portail permettant la diffusion et la consultation d’information dans le but de faciliter la collaboration entre tous via un espace de partage documentaire. L’automatisation de certains processus métiers internes faisait également partie intégrante de ce projet. Enfin, il était nécessaire que l’ensemble des données de l’ancien intranet soit repris.
Solution.
Nous avons proposé et présenté les avantages d’un intranet basé sur SharePoint Online de Microsoft. A savoir :
- La centralisation des données
- Le lien entre le communication corporate et la collaboration
- La flexibilité des pages et des outils permettant de répondre à un maximmum de besoin utilisateur. Ainsi que les outils nécessaires à la bonne mise en place de ce nouvel intranet, à savoir SharePoint natif et Powell intranet.
Le choix des équipes MBC s’est porté sur Sharepoint Online, cet outil étant déjà compris dans ses licences Microsoft O365.
Nos équipes Bechtle ont alors procédé selon nos Best Pratices, en proposant une démarche en 3 phases :
- Phase I : La Conception avec la mise en place et paramétrage du nouvel intranet, de workshops pour définir la plateforme et la configuration de la plateforme selon les décisions.
- Phase II : La Migration avec la reprise des données existantes et transfert vers les nouveaux espaces, l‘étude de la migration, son exécution.
- Phase III : L‘ Accompagnement avec la mise en place de la communication et formation des équipes pour la prise en main du nouvel intranet, l‘aide à la communication auprès des utilisateurs, la mise à disposition d’une vidéo de communication interne pour aider à l’adoption de la plateforme (en soutien au service de communication interne MBC), et la formation utilisateurs.
Notre nouvel intranet est l’outil dont nous avions besoin afin de mieux communiquer à l’interne, nous gagnons un temps précieux dans le partage de nos informations ainsi que dans nos recherches. D’autre part, nous avions pour objectif de fédérer nos équipes grâce à une meilleure communication sur un canal centralisé et plus visible. Et la façon dont ce projet a été mené avec les Experts Bechtle nous a permis de rassembler les besoins de tous nos métiers. Tout le monde a été formé en même temps pour la gestion des mini sites dédiés, chacun a désormais le même degré d’information, en même temps, engendrant une cohésion et une appartenance plus forte à l’entreprise.
Isabelle Duperrex, Responsable Communication MBC.
Avantages.
„Grâce à notre nouvel intranet et les outils de communication qui sont liés nous pouvons diffuser l’information à l’interne beaucoup plus facilement, d’autant plus que nos collaborateurs jouent de plus en plus le jeu.“ se réjouit Isabelle Duperrex.
„Un autre point positif est le fait que désormais plus de personnes sont à même de diffuser des informations via notre intranet. Il se présente sous forme de mini sites, chaque département a sa propre page dont il est garant, tout en gardant la possibilité d’être au bénéfice d’une vision globale sur l’ensemble des actualités. Désormais, théoriquement tous nos collaborateurs peuvent donc avoir le même niveau d’information, comme ce projet et encore très récent, il nous faut également un temps d’adaptation. Nous savons que nous sommes en bonne voie, et nous avons mis des outils en place, notamment une vidéo explicative, avec le support des Experts Bechtle, afin que chacun de nos collaborateurs puisse faire sien ce nouvel outil. En outre, nous avons pris la décision pour les postes fixes et les laptops d’avoir comme page d’accueil du browser notre page intranet.“ nous partage Isabelle Duperrex.
„En outre, un des points positifs est également la satisfaction de nos collègues. Avant nos outils étaient obsolètes, peu flexibles et pas lisibles sur tous les devices. Avec cette nouvelle plateforme, les retours sont très positifs, une bonne majorité l’a adoptée, l’information est vite accessible, nous avons gagné en efficience et en productivité. Désormais nous poursuivons nos efforts de communication interne pour fédérer les équipes autour de notre outil, afin de renforcer la culture d’entreprise.“ conclut Isabelle Duperrex.
Partenaire.
