Situation initiale.
Depuis 10 années déjà, la Vaudoise proposait à certains de ses collaborateurs, une place de travail mobile. Avec ce projet, la Vaudoise désirait mettre à disposition de l’ensemble de son personnel, un nouvel environnement de travail. En proposant un même appareil à chacun, la Vaudoise donne ainsi à l’ensemble de ses équipes, l’accès à leurs informations en tout lieu et en tout temps. Forte de plus de 120 ans d’expérience, mais toujours désireuse de vivre en adéquation avec son temps, la Vaudoise se positionne comme un employeur mobile, moderne et technologique, ce qui est également un critère d’attractivité pour ses futurs collaborateurs. Cette workplace se devait donc d’être à l’image de l‘entreprise élue „meilleur employeur 2018“ par le magazine Bilan dans la catégorie Banques & Assurances.
Objectifs du projet.
Tout d’abord, permettre plus de mobilité aux collaborateurs de la Vaudoise, chacun possédant désormais un appareil mobile, en l’occurrence, une tablette Microsoft Surface Pro. D’autre part, en mettant à disposition de chacun un même type d‘appareil, notre client a ainsi créé une place de travail universelle. En effet, chaque espace de travail est désormais équipé d’une docking station compatible avec les tablettes Microsoft Surface Pro ; ainsi chacun peut se connecter où il le désire dans l’ensemble des bureaux de la Vaudoise. Ceci permet également de rapprocher le Siège et les agences, avec plus de communication et de liens entre les diverses entités de l’entreprise.
Défi.
„De manière générale, le projet devait répondre à une organisation fine, surtout dans le contexte de déploiement qui s’opère tous les 4 ans. D’autre part, il fallait inscrire la réalisation de ce projet dans une fenêtre temporelle courte, liée au „cycle des assurances“, à savoir la période estivale. Ceci imposant donc une organisation précise et rigoureuse, notre appel d’offre était très explicite sur cet enjeu“ nous précise Patrick Lilli, Head of IT Infrastructure à la Vaudoise.
Cette spécificité primordiale était la clé de voûte de l’appel d’offre auquel nos équipes ont répondu, nous devions respecter cette fenêtre temporelle courte et définie. „Ces contraintes faisaient appel à un savoir-faire particulier dont les équipes Bechtle ont fait preuve“, nous explique Renaud Sériès.
Ainsi, nous avons travaillé en collaboration avec nos succursales suisses-alémaniques afin de pouvoir proposer à notre client la solution adéquate. En plus de cette collaboration au sein du groupe, nous avons additionné nos forces internes entre nos départements Project & Managed Services et Skills Management. Ces diverses collaborations nous ont permis de trouver la meilleure solution tant en terme technique qu’en terme de déploiement et de suivi de projet. Nous avons été en mesure de proposer un modèle simple par type de migration, ceci sur l’ensemble des sites de la Vaudoise, sur l’intégralité du territoire soit un total de 113 sites. A l’issue de chaque migration sur chaque site, nous avons procédé à un sondage auprès de chaque
utilisateur afin de mesurer le taux de satisfaction relatif au savoir-faire et au savoir-être de nos techniciens et collaborateurs Bechtle. Nous avons également collaboré avec notre client afin de mesurer le taux de satisfaction quant au changement de la place de travail de chacun. Durant les 4 mois du projet, un point de situation hebdomadaire était réalisé avec les équipes IT et un point de situation mensuel avait lieu avec l’équipe projet. „Les collaborateurs des équipes Bechtle se sont pleinement adaptés aux valeurs de la Vaudoise, ils n’ont fait qu’un avec nos équipes et collaborateurs, comme s’ils faisaient partie intégrante de notre Compagnie. Nous avons eu un accompagnement de valeur tant sur le fond que sur la forme, ce qui s’avérait fondamental pour nous“ nous confie Renaud Sériès.
Les équipes Bechtle ont fait preuve de compétences solides. Dans le cadre logistisque du roll- out, les bonnes personnes ont été mises à disposition. Bechtle a su tenir ses promesses, fournir et délivrer les services pour lesquels il s’était engagé.
Solution.
Nos équipes Bechtle ont mené ce projet dans son intégralité, en réalisant et mettant en oeuvre cette migration de bout en bout. Tout d’abord en gérant le décommissionnement de l‘ancien matériel puis en redistribuant l‘intégralité des appareils mobiles - reconditionnés et nouveaux - à l‘ensemble des utilisateurs de la Vaudoise. Nos ingénieurs avaient également pour mission de déployer la toute dernière version de Windows 10 sur l’ensemble du parc. Ce fut un concept particulièrement novateur car tout le staging des machines a été mis en oeuvre grâce à la technologie 4G. Les équipes IT de la Vaudoise ont réalisé une extension de leur réseau afin de permettre aux équipes Bechtle de stager dans leurs locaux, créant ainsi une grande souplesse et la mise en place d’un seul et unique lieu de staging. Une fois l’ensemble du matériel prêt à l’utilisation, nos collaborateurs Bechtle ont accompagné les utilisateurs Vaudoise afin qu’ils puissent s‘approprier leur nouvelle workplace.
„Les équipes Bechtle ont fait preuve d’un réel savoir-faire et ont proposé de vraies solutions. Bechtle a mobilisé les bonnes ressources, leurs équipes ont su se mettre aux couleurs de l’entreprise et ont adhéré aux valeurs de la Vaudoise : proches, fiables, humains. D’autre part, d’un point de vue pratique, la gestion fine du stock dans les bureaux de Bechtle et leurs capacités logistiques ont été exemplaires“ nous rapporte Renaud Sériès.
Bénéfices clients.
„La mobilité est ainsi accrue, chacun peut se connecter dans n’importe quelle succursale grâce aux places en „libre-service“. Cette démarche s’inscrit également dans un souci de qualité de vie de nos collaborateurs et d’écologie en limitant les trajets et en raccourcissant les distances à parcourir pour se rendre sur son lieu de travail. Notre défi était également le changement de culture auprès de nos équipes, en proposant à chacun de ne plus forcément se rendre au siège lausannois pour travailler mais en profitant de cette place de travail universelle dans les agences locales. Actuellement 95% de nos collègues utilisent leur Surface durant les séances de travail, le projet porte donc ses fruits et chacun profite un peu plus de cette souplesse offerte.“ livre Renaud Sériès.