Herausforderung.
Seit der Gründung der Coko-Werk GmbH & Co. KG im Jahr 1926 steht der Name Coko für Präzision und Innovation im Bereich des Kunststoffspritzgusses. „Alles aus einer Hand“, heißt es bei Coko, wenn es um komplexe Bauteile für Branchen wie Automobil, Medizintechnik oder Heizungs- und Klimatechnik geht. Doch egal, ob Projektmanagement, Werkzeugbau für spezielle Maschinen, Lackierung oder Montage – die Daten, die bei der Entwicklung und Produktion des Systemlieferanten für technische Kunststoffartikel entstehen, müssen sicher gespeichert werden. In der Automobilindustrie wird dafür die Zertifizierung TISAX® (Trusted Information Security Assessment Exchange) eingesetzt, in der die Pflichtanforderungen an ein Informationssicherheits-Management-System (ISMS) sowie die datenschutzrechtlichen Mindestanforderungen definiert sind. Um sich auf diese Zertifizierung vorzubereiten, musste Coko eine effektive firmeninterne Dokumentationsstruktur aufbauen. Als geeignetes Werkzeug wählte das Unternehmen das Management- und Wissenstool Confluence von Atlassian. Für die fundierte Konzeption und das notwendige tiefe technische Know-how zur Implementierung von Confluence suchte Coko jedoch einen IT-Partner, der die notwendige IT-Dokumentationsgrundlage und die Entwicklung einer umfassenden Informationssicherheitsstrategie in Confluence begleitet.
Bechtle unterstützt uns beim strategischen Aufbau einer IT-Prozess- und -Dokumentationsstruktur auf Basis des Cloud-Wiki-Systems Atlassian Confluence. Als Zulieferer im Automotive-Bereich ist die Dokumentation Grundlage für den Betrieb eines organisationsweiten Informationssicherheits-, Compliance- und Qualitätsmanagements. Hierbei streben wir mit Bechtle gemeinsam die Vorbereitung auf die TISAX®-Zertifizierung an.
Johann Born, Leiter IT, Coko-Werk GmbH & Co. KG
Lösung.
Mit Bechtle standen der IT von Coko zertifizierte Berater für TISAX® und das entsprechende Hintergrundwissen rund um das Thema IT-Dokumentation zur Seite. Bechtle verfügt über den Gold-Status als Atlassian Competence Center und konnte so für Coko ein individuelles Dokumentationskonzept erstellen und in Confluence als Vorbereitung für die ISO-Zertifizierung umsetzen. Dem Ziel, Themen wie Datenschutz, Informationssicherheit und IT in ein Managementsystem zu integrieren, kam Bechtle näher, nachdem parallel zur Planung und Ersteinrichtung der Confluence Cloud Site ein initiales Dashboard erstellt und Workshops zur IT-Dokumentation durchgeführt wurden. Innerhalb weniger Monate sollten die Management-Seiten für die verschiedenen Bereiche erstellt und die Coko Mitarbeitenden in den neuen Prozessen geschult werden. Dazu plante und erstellte Bechtle eine speziell auf die Bedürfnisse von Coko-Werk zugeschnittene Confluence-Umgebung. Berechtigungsstrukturen wurden konfiguriert und individuelle Bereiche für die verschiedenen Abteilungen eingerichtet, um eine sichere und strukturierte Ablage der Dokumente zu gewährleisten.
Von Bechtle vordefinierte Templates sorgten für ein einheitliches Format, sodass die Mitarbeitenden Inhalte in Confluence erstellen konnten. Zudem analysierte Bechtle die bisher in offenen Dateien erstellte Dokumentation und überführte sie in das neue System. In einer Reihe von Workshops sensibilisierte Bechtle darüber hinaus die Mitarbeitenden für Confluence und machte sie mit der neuen Dokumentationsplattform vertraut. Dabei schärfte der IT-Dienstleister auch das Bewusstsein für eine durchdachte Informationsarchitektur und deren enorme Bedeutung für Coko. Mit einer IT-Strukturanalyse identifizierte Bechtle zudem mögliche Schwachstellen, aus denen Coko bei Bedarf präventive Maßnahmen ableiten kann. So entstand ein Notfallmanagement, mit dem Coko bei Sicherheitsvorfällen oder anderen Notfällen schnell reagieren kann. All diese Maßnahmen förderten die Sicherheits- und Compliance-Kultur bei Coko und legten den Grundstein für die angestrebte ISO-Zertifizierung.
Vorteile/Nutzen.
Dank der strukturierten und zielgerichteten Vorgehensweise von Bechtle erhielt die Coko-Werk GmbH & Co. KG mit dem maßgeschneiderten Confluence-System nicht nur eine solide IT-Dokumentations- und Prozessbasis, sondern auch eine strategische Neuausrichtung ihrer Informationssicherheitsstruktur. Dies wiederum verbesserte die Arbeitsabläufe bei Coko und bildet eine solide Basis für die anstehende TISAX®-Zertifizierung. Mit Unterstützung von Bechtle konnte Coko die unternehmensinterne IT-Infrastruktur nicht nur dokumentieren, sondern auch an alle aktuellen Sicherheitsanforderungen anpassen. Darüber hinaus schuf Bechtle ein Bewusstsein für die Relevanz einer strukturierten IT-Dokumentation und Informationssicherheit im Unternehmen.