Ein einwandfreies Meeting-Erlebnis benötigt sehr viel mehr als nur moderne technische Geräte oder aktuelle Tools. Bechtle hat darum einen 360-Grad-Blick auf das Thema moderne Meetings und die passende Ausstattung Ihrer Konferenzräume. Wir beleuchten dabei die folgenden Aspekte:
- Raumkonzept: Der Besprechungsraum, aber auch das Büro an sich werden künftig wichtig für das Gemeinschaftsgefühl und den Austausch vor Ort: Innovative Raumkonzepte, die die Kreativität und Zusammenarbeit fördern, sind hier grundlegend.
- Video und Audio. Aufeinander abgestimmte Video und Audio-Geräte sind wichtig für störungsfreie Meetings, in denen sich die Mitarbeitenden bestmöglich austauschen können. Ob vor Ort oder online per Webkonferenz.
- Plattform. Die passende, integrierte Collaboration Plattform bildet eine Grundlage bei hybriden Meetings und zur reibungslosen Zusammenarbeit – und hat auch Funktionen wie Videokonferenzen, interaktive Online-Meetings, Chats oder Telefonie integriert.
- User Experience. Die Anwender:innen stehen bei uns im Mittelpunkt. Ein modernes Erlebnis ist für den effizienten Einsatz moderner Konferenzraumlösungen entscheidend.
- Services. Mit unseren maßgeschneiderten Services unterstützen wir Sie im täglichen Betrieb Ihrer Konferenzräume, Tools für Online-Meetings und Ausstattung – und holen auch Ihre Mitarbeitenden mit ins Boot (Stichwort: Change Management und User Adoption – Zum Artikel).
Ein Blick in die Meetingräume vieler Unternehmen zeigt: Sie sehen noch genauso aus wie vor fünf oder zehn Jahren. Ein Problem: Denn die Arbeitsweise im Büro hat sich rasant gewandelt und hybride Meetings stehen bei fast allen Unternehmen auf der Tagesordnung. Erfahren Sie jetzt mehr.
Konferenzräume sollten heute flexibel gestaltet sein und sowohl für virtuelle, hybride Meetings als auch für Meetings, bei denen alle anwesenden Personen vor Ort sind, geeignet sein. Wichtige Fragen, die Sie sich bei der Auswahl der passenden Meetingraum-Lösungen stellen sollten, sind dabei:
- Wie groß ist der Raum? Je nach Größe des Konferenzraums eignen sich andere Meetingraum-Lösungen.
- Welche Lösungen sind bereits im Einsatz? Gibt es Hersteller, auf die Ihr Unternehmen setzt und Produkte, Apps, Software, Hardware, Tools und Lösungen, mit denen Ihre Mitarbeitenden vertraut sind?
- Wo befindet sich der Besprechungsraum und von welchen Abteilungen wird er genutzt? Beispielsweise kann die Marketing-Abteilung andere Anforderungen an die Ausstattung der Besprechungsräume haben als das Controlling.
- Von wie vielen Personen wird der Konferenzraum durchschnittlich genutzt? Finden dort eher virtuelle Besprechungen, hybrider Austausch oder Konferenzen vor Ort statt?
- Gibt es ein übergreifendes Meeting-Konzept? Sie sollten Ihren Mitarbeitenden ein durchgängiges (online, hybrid und Face-to-Face) Meeting-Erlebnis verschaffen, damit diese möglichst effizient arbeiten können. Das fängt bei der Software und Hardware an, geht über geeignete Raumkonzepte bis hin zur Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden, z.B. in Form von Trainings oder auch Regelungen für effiziente Online-Meetings oder hybride Besprechungen.
Exkurs: Huddle Spaces – moderne Meetings in kleinen Räumen.
Was ist ein Huddle Room? Ein Huddle Raum ist ein kleiner Besprechungsraum. Er ist für ca. zwei bis vier Personen konzipiert und soll für kurze Besprechungen persönlich vor Ort dienen. Auch Stand-Up Meetings oder schnelle (hybride) Meetings, Brainstormings etc. sind in diesem Raumkonzept möglich. Mitarbeitenden haben so einen Rückzugsort, um ungestörte Meetings zu erleben. Hier sind die Ausstattung und das passende Konzept genauso wichtig, wie in großen Meetingräumen mit vielen Teilnehmenden oder kreativen Besprechungsräumen, die beispielsweise zum modernen Design Thinking verwendet werden.
