Bild von Christian Malzacher, wie er in die Kamera lächelt

Future of Work – KI in den Arbeitsalltag integrieren.

Christian Malzacher, Business Manager Modern Workplace bei Bechtle, beschreibt im Interview, wie das Zusammenspiel aus KI, Smart Building und digitalen Mitarbeitererfahrungen große Chancen bietet, Unternehmen aber auch vor Herausforderungen stellt.

Kaum eine technologische Entwicklung verändert die Arbeitswelt derzeit so tief greifend wie die künstliche Intelligenz (KI). Vor wenigen Jahren bloße Zukunftsvision, ist KI heute Realität und sie entwickelt sich rasant weiter. Für Unternehmen bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, KI gezielt und planvoll in die eigene Organisation zu integrieren. Eines muss dabei unbedingt im Fokus stehen: die digitale Unterstützung der Mitarbeitenden.

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Everyday AI – die täglichen Begleiter am Arbeitsplatz.

„Wir schauen ganz fokussiert auf die Themen, die uns im Alltag unterstützen – rund um die künstliche Intelligenz“, sagt Christian Malzacher. Dabei geht es nicht um abstrakte Zukunftsszenarien, sondern um ganz praktische Anwendungen: KI-gestützte Assistenzsysteme wie der Microsoft Copilot unterstützen Mitarbeitende bei der Analyse von Daten, der Organisation von Aufgaben und der Vor- und Nachbereitung von Meetings. Direkt in den Tools, die sie ohnehin täglich nutzen.

Diese „Everyday AI“ ist längst kein Add-on mehr. Vielmehr ist es zum zentralen Bestandteil moderner Arbeitsprozesse geworden. Ob Unternehmen das nun befürworten oder nicht. AI-Assistenzsysteme sind inzwischen an den meisten Arbeitsplätzen angekommen. Und die Gründe liegen auf der Hand: Sie helfen, Zeit zu sparen, die Entscheidungsfindung zu vereinfachen und nehmen wiederkehrende oder lästige Aufgaben ab. Das Ziel: produktiver zu sein und mehr Raum für Kreativität, Strategie und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Wenn die KI zum Teammitglied wird.

Ein besonders spannender Trend ist die Entwicklung sogenannter KI-Agenten. Diese digitalen Assistenten gehen weit über die klassische Automatisierung hinaus. Sie können eigenständig agieren, lernen „on-the-job“ und übernehmen zunehmend komplexe Aufgaben – nicht nur für Einzelpersonen, sondern für ganze Teams oder sogar Organisationen.

„Da geht es wirklich um KI-Agenten, die Tätigkeiten komplett autonom übernehmen – und als wahre Mitarbeitende im Team integriert werden“, erklärt Malzacher. „Sie bekommen ein Onboarding, führen Feedbackgespräche und sind nach 100 Tagen deutlich schlauer. Wie menschliche Mitarbeitende auch.“ In Kürze wird es KI-Agenten geben, die sich nahtlos in bestehende Strukturen integrieren, eigenständig Entscheidungen treffen können und Aufgaben vollständig übernehmen werden. Die nötigen Berechtigungen, um auf die Unternehmensanwendungen zuzugreifen und selbstständig zu agieren, erhalten sie genauso wie ihre menschlichen Kolleg:innen.

Bild von Christian Malzacher, wie er wegschaut

Führung von KI: Eine neue Managementdisziplin.

Mit der Integration von KI-Agenten in die bereits bestehenden Teams stellen sich neue Fragen: Wie viele KI-Agenten kann ein Mensch führen? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen den Menschen und der „Maschine“? Und welche Kompetenzen braucht es, um diese neue Form der Teamarbeit erfolgreich zu gestalten?

Die Erfahrungen der letzten Monate zeigen, dass die Einführung von KI in einem Unternehmen nicht nur eine technologische, sondern auch eine kulturelle Herausforderung ist. Unternehmen sind also aufgefordert, neue Rollen zu definieren, Verantwortlichkeiten zu klären und Mitarbeitende gezielt zu befähigen, mit der KI zu arbeiten – und sie auch zu führen.

Wie können Ihre Firmengebäude Sie dabei unterstützen?

Wäre es nicht eine Erleichterung, wenn Ihre Meeting-Räume erkennen könnten, dass ein Meeting früher endet? Diesen Raum wird, in der aktuellen Arbeitsrealität, niemand mehr nutzen, solange die Buchung noch aktiv ist. Intelligente Gebäude hingegen können dies erkennen und die Räume dann automatisch wieder zur Buchung freigeben. Smart Building ist das Stichwort und auch hier spielt KI eine entscheidende Rolle. Dabei geht es nicht nur um die Digitalisierung von Büroflächen, sondern um die intelligente Vernetzung ganzer Gebäude. Moderne Sensorik für das Internet of Things (IoT) ermöglicht es, Räume effizienter zu nutzen, Ressourcen zu schonen und gleichzeitig die Arbeitsumgebung für Mitarbeitende zu verbessern.

So können beispielsweise Ladesäulen für E-Autos, Arbeitsplätze oder Meeting-Räume über eine zentrale Plattform gebucht werden. Sensoren erkennen, wenn eine Ressource nicht mehr genutzt wird, und geben sie vollautomatisiert wieder frei. Das ganze Gebäude interagiert mit Ihren Angestellten und stellt sich auf sie ein. Das spart Energie, reduziert Kosten und verbessert die Nutzererfahrung. Gleichzeitig wird Nachhaltigkeit messbar – ein entscheidender Faktor, gerade für Unternehmen.

Digital Employee Experience als neuer Erfolgsfaktor.

Alle diese Entwicklungen zahlen auf ein großes und abteilungsübergreifendes Thema ein: die Digital Employee Experience. Sie beschreibt die Summe aller digitalen Berührungspunkte, die Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen erleben – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur täglichen Arbeit und letztlich auch das Offboarding, wenn sie ein Unternehmen verlassen.

KI kann auch dabei eine Schlüsselrolle spielen. Sie kann Prozesse vereinfachen, Informationen schneller zugänglich machen und die Interaktion mit Systemen intuitiver gestalten, indem sie, zum Beispiel, auf einfache Fragen schnelle Antworten liefert oder anhand des aktuellen Kontexts aktiv wird. Ein gutes Beispiel ist das Buchen eines Meeting-Raums. Was früher mehrere Klicks und vielleicht sogar unterschiedliche Systeme erforderte, kann heute durch KI automatisiert und optimiert werden – inklusive Freigabe des Raums, wenn das Meeting früher endet.

HR und IT: Gemeinsam für eine intelligente Arbeitswelt.

Damit die Maßnahmen ihr volles Potenzial entfalten können, braucht es eine enge Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen im Unternehmen. Besonders HR und IT sind hier gefragt. Die Anforderungen der Mitarbeitenden müssen verstanden, technisch umgesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Die Herausforderung hierbei ist es, eine gemeinsame Sprache zu sprechen, damit man sich versteht und auf Augenhöhe zusammenarbeiten kann.

In vielen Unternehmen übernehmen sogenannte Change Management- oder Transformation Offices diese Vermittlerrolle. Sie sorgen dafür, dass neue Technologien nicht nur eingeführt, sondern strukturiert, koordiniert und nachhaltig verankert werden. Dies kann zum Beispiel durch Schulungen und die Bereitstellung von Informationen und Handlungsanweisungen erfolgen, die die Schwelle zur Nutzung der neuen Möglichkeiten möglichst niedrig halten. Denn nur wenn Mitarbeitende die Vorteile von KI erleben und verstehen, wird sie zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur.

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KI nur zur Chefsache zu machen, reicht nicht!

Für Christian Malzacher ist klar: „Es ist ganz wichtig, dass das Topmanagement nicht nur KI zur Chefsache macht, sondern auch die Strukturen schafft, um das Thema wirklich im Unternehmen zum Leben zu erwecken.“ Es reicht nicht, KI auf die Agenda zu setzen. Entscheidend ist es, die nötigen Rollen zu definieren, Verantwortlichkeiten zu klären und die Umsetzung aktiv zu begleiten.

Bechtle geht hier mit gutem Beispiel voran. Als „Customer Zero“ testet das Unternehmen neue KI-Lösungen zunächst im eigenen Haus, sammelt Erfahrungen und gibt dieses Wissen an seine Kunden weiter. Ob kleines Unternehmen oder großer Konzern: Entscheidend ist, einen starken Partner an der Seite zu haben, der nicht nur berät, sondern auch bei Umsetzung und Betrieb unterstützen kann.

Die gute Nachricht: Der Einstieg in KI, Smart Building und Digital Employee Experience ist keine Frage der Unternehmensgröße. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von den Vorteilen profitieren – vorausgesetzt, sie haben einen Partner, der sie auf ihrem Weg begleitet. Egal, ob Konzern oder Mittelständler: Bechtle unterstützt Sie als Sparringspartner, Koordinator und Impulsgeber, aber auch in der Umsetzung und im Betrieb.

Fazit: Jetzt handeln, um morgen erfolgreich zu sein.

Die Arbeitswelt verändert sich – künstliche Intelligenz und die Erfahrungen der Mitarbeitenden sind dabei die zentralen Treiber. Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen die Grundlage für eine produktive, effiziente und attraktive Arbeitsumgebung. Im Zentrum steht dabei aber immer der Mensch – unterstützt durch Technologien, die ihn befähigen, sein Potenzial voll zu entfalten und Ihr Unternehmen produktiver und effizienter zu machen.

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