Primeo Energie – Gestion automatisée des licences Adobe via les identités fédérées (Federated ID).

Le défi.

Adobe Acrobat est utilisé depuis des années avec succès chez Primeo Energie pour la distribution, le traitement et le stockage de documents. Traditionnellement, les collaborateurs recevaient une licence personnelle qui était couplée à un identifiant Adobe propre. Certes, Adobe propose un portail d'administration central via la console Admin. Dans le modèle de licence classique, conçu en fait pour les utilisateurs individuels ou les entreprises comptant peu de collaborateurs, chaque licence devait tout de même être gérée séparément – la gestion des licences se fait manuellement.

Cela générait une charge administrative considérable pour l’équipe IT. De plus, les collaborateurs recevaient continuellement les e-mails classiques d’Abobe envoyés aux abonnés Adobe et qui ne sont en soi pas nécessaire. Un autre problème : en plus de la connexion Active-Directory au compte de l'entreprise, les collaborateurs devaient aussi se connecter encore une fois séparément à Acrobat avec leur identifiant Adobe. Et comme les licences utilisées jusque là arrivaient à échéance fin 2020, Primeo Energie avait de toute façon besoin d’une nouvelle solution de licences.

La solution.

Primeo Energie compte déjà de longues années de partenariat avec Bechtle en tant que fournisseur de logiciels et partenaire de conseils. À la recherche d’une solution nouvelle et meilleure pour les licences Adobe, l’équipe du responsable de projet IT Markus Bertschmann s'est donc retrouvée chez Bechtle à l’automne 2020. Une discussion sur les différentes options a abouti à la conclusion que le modèle de licence VIP était le mieux adapté pour Primeo Energie, en association avec une connexion de la gestion des licences d’Adobe à l’Active Directory de l’entreprise.

VIP Enterprise est un programme de licence flexible basé sur des abonnements pour les entreprises avec des exigences qui évoluent, une durée d'engagement de un à trois ans et des fonctions complètes pour la gestion des licences. Le programme prend également en charge les identités fédérées comme méthode d’authentification : contrairement aux identifiants personnels Adobe, la gestion de la reconnaissance des utilisateurs est entièrement sous le contrôle de l’entreprise et la connexion à la plate-forme Adobe, dans le cas présent Acrobat DC, est effectuée par une connexion Single-Sign-on via un fournisseur d’identité conforme avec SAML2 comme Microsoft Azure AD.

Chez Primeo Energie, la gestion des licences Acrobat est aujourd'hui réalisée comme suit : les groupes d’utilisateurs de l’Active Directory local sont tout d'abord synchronisés avec Azure AD à l’aide du connecteur Azure puis à partir de là avec Adobe Document Cloud où chaque groupe se voit attribué le profil produit adapté. Ainsi, les paramètres utilisateurs peuvent être gérés via les groupes AD locaux et automatiquement transférés vers Adobe. « Du point de vue technique, la réalisation du projet était simple et pouvait être exécutée de façon autonome », estime Markus Bertschmann. Cependant, avoir Bechtle comme partenaire était indispensable : « Bechtle dispose de spécialistes compétents et dédiés à l’environnement Adobe. Rien que pour trouver le bon modèle de licence, cela demande beaucoup d’expertise. Et en cas de questions plus poussées, Bechtle a un contact direct avec Adobe. » Le passage au nouveau modèle de licence a aussi été simple pour les collaborateurs. Ils avaient juste à se déconnecter puis à se reconnecter une seule et unique fois à Acrobat DC en utilisant cette fois-ci le compte de l’entreprise.

Avantages/Utilités.

Avec VIP Enterprise comme modèle de licence, la connexion de l’Active Directory local à Acrobat DC via Azure AD ainsi que les identités fédérées Adobe comme méthode d’authentification, la charge et la complexité de l’administration des licences Acrobat ont considérablement diminué. De nombreux processus qui requéraient auparavant des interventions manuelles, se déroulent maintenant automatiquement. Markus Bertschmann cite un exemple : « Lorsqu’un collaborateur quitte l'entreprise, il n’est plus nécessaire de désactiver la licence Adobe manuellement mais celle-ci est automatiquement remise à disposition. »

Grâce à Single-Sign-on, les collaborateurs sont connectés à Acrobat dès qu’ils accèdent à leur compte d'entreprise. La possibilité de contrôler de façon centralisée l’utilisation de différentes fonctions et services supplémentaires profite à la conformité. Ainsi par exemple selon l’entreprise, il n’est pas souhaité que les collaborateurs puissent aussi sauvegarder des documents dans Adobe Cloud plutôt que sur l’emplacement de stockage propre à l'entreprise, déclare Markus Bertschmann.

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