|
De medewerkers mochten in een op-maat-gemaakt portal zelf hun werkplek uitkiezen en kregen dit vervolgens thuis geleverd. Maar hoe pak je een project aan in tijden van corona en de welbekende problemen van de levertijden. Het vraagt een hoop flexibiliteit én vertrouwen van beide kanten. Dat lees je in dit interview tussen Arno Schaafsma (Adviseur Informatiemanagement) en Halima Sabri-Bridji (Senior Accountmanager Public bij Bechtle Hoofddorp). |
Uitdagingen voor de start
- Werkplekken niet gericht op hybride werken
- Thin clients moesten vernieuwd worden
- Behoefte aan één leverancier voor hardware
Oplossing
- Eenvoudig beslis- en bestelproces via webshop op maat
- Intune als MDM-oplossing
- Werkplekken zijn gebruiksklaar, thuis geleverd bij de medewerkers
Resultaten
- Bestelgemak voor de medewerkers
- Alle producten werden thuis afgeleverd
- Overal toegang tot bestanden
- Tijdwinst én efficiëntieslag
Uitdagingen voor de start
- Werkplekken niet gericht op hybride werken
- Thin clients moesten vernieuwd worden
- Behoefte aan één leverancier voor hardware
Oplossing
- Eenvoudig beslis- en bestelproces via webshop op maat
- Intune als MDM-oplossing
- Werkplekken zijn gebruiksklaar, thuis geleverd bij de medewerkers
Resultaten
- Bestelgemak voor de medewerkers
- Alle producten werden thuis afgeleverd
- Overal toegang tot bestanden
- Tijdwinst én efficiëntieslag
Over deze Success Story
Het was de visie van gemeente Noordoostpolder om toe te werken naar de hybride werkplek. Middels een aanbesteding wilden zij hun huidige werkplekken – voorzien van thin clients – vervangen voor werkplekken die het plaatsonafhankelijke werken mogelijk maken. De medewerkers mochten via een op-maat-gemaakte portal zelf hun werkplek (notebooks en accessoires) samenstellen. Alles werd vervolgens gebruiksklaar bij de medewerker thuis afgeleverd.
Gemeente Noordoostpolder heeft de aanbesteding op de markt gezet om tot één leverancier te komen voor al hun hardware. Deze is gewonnen door Bechtle Hoofddorp (voorheen onder de handelsnaam Buyitdirect). In dit interview vertellen Arno Schaafsma (Adviseur Informatiemanagement) en Halima Sabri-Bridji (Accountmanager Public bij Bechtle Hoofddorp) over het gezamenlijke project.
Over gemeente Noordoostpolder
Noordoostpolder is een buitengewone gemeente met oog én oor voor hun inwoners en ondernemers. Een gebied met eigen kwaliteiten. Het is een plattelandsgemeente dat rond de 50.000 inwoners in Emmeloord en omliggende dorpen telt. Zo’n 400 medewerkers zorgen ervoor dat alle gemeentelijke zaken op rolletjes loopt. Er heerst een actief ondernemersklimaat met ruimte om te ontwikkelen. Dit kenmerkt ook de houding en de visie van de gemeente.
Kun je meer vertellen over de aanleiding van het project en de aanbesteding die jullie op de markt hebben gezet?
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Onze visie was om toe te werken naar het hybride en plaatsonafhankelijke werken, maar daar waren onze werkplekken nog niet op ingericht. Onder elk bureau hing een thin client die contact maakte met een Citrix omgeving. De thin clients moesten we gaan vervangen, maar daar bleek geen goede vervanging voor te zijn. Daarom zijn we verder gaan kijken naar andere oplossingen in de markt en hebben we een aanbesteding op de markt gezet.
De aanbesteding had een focus op het vinden van een leverancier die ons voor de komende jaren kon voorzien van hardware. Niet alleen notebooks, maar ook iPhones, oplaadkabels noem maar op. Gewoon één leverancier waardoor we niet iedere keer een aanbesteding hoefden te doen wanneer we nieuwe hardware wilden aanschaffen.
Het paste in onze visie om over te stappen naar notebooks. Echter wilden we dat de medewerkers hier zo weinig mogelijk werk aan zou hebben en bijvoorbeeld niet dat ze alle spullen op het werk moesten ophalen. Een soort bestelproces á la Coolblue waarbij ze hun spullen lekker thuis uit konden pakken. Dat is het traject dat we met elkaar zijn aangegaan.”
Halima (Bechtle): “De medewerkers mochten zelf hun werkplek samenstellen. Samen met gemeente Noordoostpolder hebben we een portal op-maat samengesteld. Daarin konden de medewerkers zelf hun devices en accessoires – bijvoorbeeld bedrukte laptoptassen, muizen of toetsenborden - in bestellen. De medewerkers hoefden echt alleen nog maar te kiezen voor wat zij wilden. Door het gebruik van Intune konden de notebooks ook direct gebruikt worden.
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Voor onze ICT-ers was dit natuurlijk ook erg fijn: ze hoefden niet alle systemen van te voren klaar te maken.”
Halima (Bechtle): “Om het bestelproces makkelijker te maken voor de medewerkers hebben we vooraf 3 persona’s opgesteld om tot bundels te komen. Wanneer de medewerker een keuze had gemaakt, werd alles naar het huisadres van de medewerker gestuurd.” Arno (gemeente Noordoostpolder): “Voor onze ICT-ers was dit natuurlijk ook erg fijn: ze hoefden niet alle systemen van te voren klaar te maken.”
Waarom was de samenwerking succesvol?
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Het project hebben we tijdens Covid-19 opgestart. Er was een strakke planning bedacht, maar dit bleek in de praktijk niet haalbaar. We hebben heel veel gedraaid en bijgestuurd in de planning; de situatie in de wereld vroeg daarom. Uiteindelijk ben ik echt blij met het resultaat. Het heeft van beide kanten flexibiliteit gevraagd.”
Halima (Bechtle) vult aan: “De communicatie was heel belangrijk en dat ging ook super. Als ik Arno nodig had dan was hij er, als hij ons nodig had dan was ik er ook. We schoten makkelijk iets met elkaar in, zo waren we constant met elkaar in gesprek. Waar staan we nu? Waar kunnen we heen? Als er een update was dan schakelden we direct. Dat ging echt super goed moet ik zeggen.”
Het project was tijdens corona, maakte dit het project meer uitdagend?
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Absoluut, want de situatie veranderde iedere keer weer. Zo waren er bijvoorbeeld op een gegeven moment problemen rondom de levertijden. We hadden het graag in één bundel, in één keer willen uitleveren. We hadden heel graag met een pilotgroep willen werken en met die ervaringen bijschaven zodat we alles in één keer echt goed konden doen. Dit was helaas niet haalbaar.”
Halima (Bechtle): “Je moet het zo zien: er werd geadviseerd vanuit het merk om de opvolger te nemen, omdat de notebook end-of-life zou gaan. Maar dan kregen we ineens een melding dat die opvolger een hele lange levertijd zou hebben omdat onderdelen niet meer leverbaar waren. Dan moet je terug naar het vorige model. Arno moest dan ook terug naar de organisatie met de boodschap dat ze toch het eerder aangeboden model moesten nemen.”
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Het liefst wilden we na de zomer gaan uitleveren. Uiteindelijk hebben we het voor de zomervakantie uitgeleverd, omdat het toen op voorraad was. We kregen te maken met dingen waar we helaas geen invloed op hadden.”
Halima (Bechtle): “Je wilde gewoon niet het risico nemen dat het dan weer maanden ging duren. Dan ging ik naar Arno: je moet nu beslissen, anders gaat de voorraad naar een ander. De samenwerking was daardoor intensief en gelukkig is het project toch succesvol geworden.”
Zeker uitdagend dus! Hoe kijken jullie terug op het project?
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Ik vond het heel leerzaam. Het was zeker geen standaard project.”
Halima (Bechtle): “Het project was heel menselijk: met Arno kon ik heel fijn samenwerken, met zijn collega’s ook. We waren één team, met één taak en dat hebben we echt samen opgepakt. Daarin waren we ook eerlijk naar elkaar, als mij iets niet lukte dan gaf ik dat aan. Dan was het: Oké even de koppen bij elkaar, wat kunnen we wel doen? Dat is gewoon heel fijn.”
▶
▶
▶
▶
▶
▶
▶
▶
▶
▶
Wat heeft deze IT-oplossing jullie opgeleverd?
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Hybride werken wordt steeds populairder. Voorheen hadden we alleen thin clients, daarmee kon je alleen naar Citrix toe. Meer smaken waren er niet. Met de komst van de notebooks staan al benodigde programma’s en applicaties lokaal op de notebook zelf. En wanneer gebruik gemaakt wordt van een SaaS-oplossing, kunnen zij die vaak rechtstreeks benaderen via het webadres. Daardoor zien we steeds meer dat medewerkers de Citrix omgeving niet meer zoveel nodig hebben en dus ook minder gebruiken. Dat scheelt een hoop.
Ze kunnen nu altijd én overal bij hun bestanden, en het levert dus verder ook tijdwinst op. En het maakt medewerkers efficiënter: medewerkers hoeven geen data meer te verplaatsen tussen de omgevingen. Het is nog wel even wennen: we krijgen nu meer eindgebruikersvragen en een thin client levert minder problemen op. Uiteindelijk zal het voor de IT-afdeling wel minder werk opleveren.”
Hebben jullie al een toekomstig project in het vizier?
Arno (gemeente Noordoostpolder): “Het grootste gedeelte is al wel vervangen: de werkplekken, de telefonie. De volgende stap is dan om de monitoren te vervangen. Door de aanbesteding kunnen we gelukkig makkelijk schakelen met Halima en Bechtle.”
Contact met onze specialisten
Wil je meer weten over deze Success Story of over andere workspace-oplossingen die we aanbieden? Neem dan contact op.
* verplichte velden
Bekijk onze privacyverklaring die je uitgebreid informeert over onze gegevensverwerking en jouw rechten inzake gegevensbescherming.
Door dit formulier te versturen, bevestig jij akkoord te gaan met de verwerking van je persoonsgegevens door Bechtle B.V. zoals beschreven in de privacyverklaring en geef je toestemming om telefonisch benaderd te worden over onze producten en diensten.