Hybride werken is inmiddels helemaal ingeburgerd in je organisatie. Tijd om ook de technologie in je meetingruimtes te upgraden. Geen overbodige luxe, als je weet dat maar vijftien procent van alle meetingruimtes beschikt over een goede video-oplossing. Maar met welke oplossing richt jij je meetingruimtes in? Kies je voor Bring Your Own Device (BYOD) of toch voor een Microsoft Teams Rooms Systeem? In dit artikel wegen we de voor- en nadelen tegen elkaar af.
Herinner je je nog dat een dagje thuiswerken een privilege was waar je maar af en toe beroep op kon doen? Of dat je elke dag in de file stond en na zo’n lange kantoordag geen energie meer had om nog iets te ondernemen? Gelukkig is die tijd voor veel medewerkers voorbij en is hybride werken én vergaderen in de meeste organisaties de norm.
Hybride werken kan variëren van volledig thuis tot gedeeltelijk op kantoor werken. De flexibiliteit die deze manier van werken met zich meebrengt is inmiddels onderdeel van de Nederlandse bedrijfscultuur.
Werkgevers begrijpen dat het kantoor een aantrekkelijke plek moet zijn waar medewerkers graag komen, zonder dat ze hier altijd móéten zijn. Klant is koning? Ja, maar medewerkers zijn dat vandaag de dag gelukkig ook! Want als zij lekker in hun vel zitten, geeft dat de productiviteit, efficiëntie en reputatie van je organisatie een boost.
‘Meeting equity’
Wist je dat 95% van alle IT-besluitvormers op korte termijn hun kantoorinrichting wil aanpakken? Dat blijkt uit een recent onderzoek van Frost & Sullivan. IT-besluitvormers willen hun kantoorruimtes uitrusten met oplossingen die hybride werken ondersteunen, want een goede werknemerservaring is méér dan een fijne fysieke werkplek. Je moet ook kritisch kijken naar het aanbieden van goede samenwerkingstools en vergadertechnologieën.
Het draait allemaal om ‘meeting equity’. Medewerkers moeten altijd goed kunnen communiceren en actief kunnen bijdragen aan hybride vergaderingen, of ze nu thuis of op kantoor werken. Iedereen in een hybride vergadering zou zich onderdeel moeten voelen van het gesprek – helemaal als je weet dat bij 80% van de vergaderingen tegenwoordig minstens één online deelnemer aansluit.
Een goede video-oplossing mag dan ook niet ontbreken in je moderne meetingruimtes. Maar je hebt zelf ook vast wel gemerkt dat er in veel organisaties nog ruimte is voor verbetering…
Waarom goede technologie zo belangrijk is.
Slechts 15% van alle meetingruimtes beschikt over goede video-oplossingen. Gelukkig zal dat percentage volgens voorspellingen verdrievoudigen tegen 2027. IT-besluitvormers beseffen dat er nog werk aan de winkel is wat betreft de digitale transformatie en het bieden van de beste werknemerservaring.
Als je jouw hybride meetingruimtes uitrust met goede technologie:
- Bevorder je betrokkenheid;
- Stimuleer je interactie;
- Ondersteun je zowel verbale als non-verbale communicatie.
Het kiezen van een video-oplossing die past bij je organisatie is dan ook essentieel. Maar laten we eerlijk zijn: er zijn veel verschillende video-oplossingen op de markt. Hoe kies je de juiste technologie voor je meetingruimtes? En hoe zorg je ervoor dat elke deelnemer zich gelijkwaardig voelt wanneer hij deelneemt aan een hybride vergadering?
BYOD of Microsoft Teams Rooms?
Bring Your Own Device (BYOD) USB-camera’s en alles-in-één oplossingen, zoals Microsoft Teams Rooms (MTR) systemen, zijn de meest gebruikte video-oplossingen voor meetingruimtes, volgens het rapport van Frost & Sullivan.
BYOD biedt verschillende voordelen, zoals lage aanschafkosten, vertrouwdheid met het eigen apparaat en flexibiliteit wat betreft applicaties voor videovergaderingen. Toch brengt BYOD ook uitdagingen met zich mee op het gebied van beveiliging, ondersteuning en compatibiliteit.
Een Microsoft Teams Rooms Systeem is volgens Bechtle experts dan ook een logische keuze. Waarom? Zo’n systeem is gebruiksvriendelijk, betrouwbaar én draagt bij aan ‘meeting equity’, zodat je medewerkers altijd een goede ervaring hebben als zij deelnemen aan een hybride vergadering.
We zetten de voor- en nadelen van beide systemen voor je op een rij:
|
Voordelen BYOD
|
Voordelen Microsoft Teams Rooms
|
|
Nadelen BYOD
|
Nadelen Microsoft Teams Rooms
|
Gebruikt je organisatie het Microsoft Teams-platform? Dan is Microsoft Teams Rooms zeker interessant. Microsoft Teams Rooms onderscheidt zich namelijk met speciale, gecertifieerde apparatuur voor Microsoft Teams. Dat zorgt voor een fijne gebruikerservaring, omdat de Teams-interface herkenbaar is.
Met één druk op de knop kunnen deelnemers:
- Deelnemen aan meetings;
- Reserveringen maken via een eenvoudige vergaderplanning;
- Schakelen tussen diverse videolay-outs;
- Draadloos én bekabeld hun beeld delen;
- Toegang krijgen tot geavanceerde AI-functionaliteiten.
Microsoft Teams Rooms in cijfers
Oké: de aanschafkosten van een Microsoft Teams Rooms Systeem zijn meestal wat hoger dan wanneer je kiest voor BYOD, maar dat maakt het systeem goed met de vele voordelen. Een Microsoft Teams Rooms Systeem zorgt voor minder connectiviteitsproblemen en opstartvertragingen.
Hoe vaak gebeurt het niet dat een meeting pas na tien minuten écht van start kan gaan, omdat het systeem niet meewerkt? Een goed systeem zorgt ervoor dat medewerkers meer tijd hebben om te meeten en minder tijd verliezen door technische problemen.
Kostenbesparing
Wat levert de investering in een goed systeem je op? Als we de cijfers uit het onderzoek van Forrester combineren met het aantal meetings in een ruimte, het aantal personen in die meeting én het uurloon per deelnemer, vermenigvuldigd met acht minuten gewonnen tijd per meeting, betekent dat een kostenbesparing van gemiddeld 1.600 euro per week!
Naast concrete tijdsbesparing per meeting, draagt een betere gebruikerservaring en betrouwbaarheid ook bij aan lagere reiskosten én verminderde ondersteuning vanuit de IT-afdeling.
Wil je meer weten over Microsoft Teams Rooms? Onze experts praten je graag bij over de nieuwste oplossingen. Nieuwsgierig naar hoe een Microsoft Teams Rooms Systeem er in de praktijk uitziet? Je bent van harte welkom om een kijkje te nemen bij Bechtle in Eindhoven. Hier kun je verschillende Microsoft Teams Systemen zelf ervaren. Neem contact op of lees hier meer over moderne meetingruimtes.
Bronnen:
Frost & Sullivan. (Augustus 2023). Invest Priorities for the Workplace and Video Conferencing
Forrester. (Januari 2021). The Total Economic Impact of Microsoft Teams Devices
