“Hybride vergaderruimtes blijven achter”

Bellen via je laptop met een gillend kind op de achtergrond. Een webcam die korrelig beeld geeft en hapert. Gelukkig zijn dit soort technische problemen bij de meeste thuiswerkers inmiddels verholpen. Dat viel Thijs Stobbelaar, audiovisueel (AV) consultant bij Bechtle, het afgelopen jaar op. Wat nog niet helemaal lekker loopt? Het inrichten van hybride meetingruimtes. “Ik spreek nog steeds klanten die in meetingruimtes oude webcams hebben hangen die alleen de persoon die ervoor zit signaleert of met microfoons werken die niet goed opnemen”, vertelt Thijs. “Hybride vergaderruimtes zijn bij veel organisaties nog niet goed ingericht.”
 

Snelle technologische ontwikkelingen

Volgens Thijs komt dat omdat organisaties vaak niet weten welke mogelijkheden er zijn. Dat is ook niet gek, gezien de snelheid waarop de technologie zich ontwikkelt. Thijs: “We zitten in een fase waarin alles continu blijft ontwikkelen. De nieuwe features van Microsoft Teams vragen bijvoorbeeld om nieuwe hardware.” Het inrichten van hybride meetingruimtes is dus een proces dat geüpdatet moet worden. “Het is niet zo dat je hardware in meetingruimtes van drie jaar geleden niet meer bruikbaar is. Wel zal je hardware niet meer voldoen aan de nieuwste standaarden of aan de nieuwe wensen en behoeften van je medewerkers. Ik ga daarom graag het gesprek aan met klanten om te zien wat nieuwe hardware voor hen kan betekenen. Door de nieuwste technieken wordt samenwerken namelijk nog persoonlijker en dus natuurlijker.”

De noodzaak van goede AV-middelen is doorgedrongen

Thijs merkt wel dat de urgentie van hybride ruimtes bekend is bij klanten. “Voor de pandemie moest ik videoconferencing hard- en software nog aan de man brengen, ik moest dit echt verkopen. Dit is wel veranderd, de noodzaak van goede AV-middelen is in de meeste organisaties doorgedrongen. Bovendien werkt iedere organisatie inmiddels met Microsoft Teams, Zoom of een ander collaboration-platform. Voorheen was dit zeker niet het geval.”

Een tijdje geleden schreven wij een blog over het coronaproof maken van vergaderruimtes. Hoewel we dachten dat dit een vlucht zou nemen, is dat (nog) niet gebeurd. Thijs: “Het gaat dan om luchtfilteringsystemen of slimme camera’s die tellen of er niet te veel mensen in één ruimte zitten. Maar dat is nog een ver-van-mijn-bed-show voor klanten. Ze moeten eerst de basis van de vergaderruimtes in orde maken.”

Een andere AV-trend uit 2021 is het werken met analoge whiteboards. “Klanten willen back to basics en analoog schrijven tijdens een meeting. Dat ervaren ze toch als prettiger dan schrijven op een touchscreen. De Logitech Scribe biedt deze oplossing”, vertelt Thijs. Door een camera boven een whiteboard te hangen wordt de inhoud die erop staat automatisch gedigitaliseerd. “Dat scheelt in de kosten, je hoeft dan geen volledig nieuw digitaal bord te kopen.”

Vooruitblik AV-trends 2022

Volgens Thijs zal in 2022 de focus liggen op groot, groter, grootst. “Ik merk dat er veel vraag is naar steeds grotere schermen, waar meer content op past. In het begin van het videobellen zag je tijdens een meeting alleen de andere persoon, en dat was voldoende. Nu wil je samen aan documenten werken, een presentatie openen enzovoort. Daar is een groter scherm voor nodig. Ik adviseer steeds vaker om twee schermen naast elkaar op te hangen. Daarmee kan men de content en de deelnemers aan een meeting naast elkaar op aparte schermen bekijken.”

Ook de terugkeer naar kantoor blijft een belangrijk thema volgend jaar. “Als collega’s naar kantoor komen om te vergaderen, willen zij in inspirerende ruimtres werken en goed kunnen videobellen met mensen die thuiswerken. Het vinden van de optimale verhouding tussen kantoor- en thuiswerk wordt de prio in 2022. Speel daar als organisatie nu op in en zorg dat je apparatuur overal werkt.”

---

¹ Onderzoek Lenovo, 2021