Optimaliseer jouw meetingruimtes voor hybride vergaderen

Op 11 juni 2024 vond ons event ‘Optimaliseer jouw meetingruimtes’ plaats. We zien namelijk dat veel organisaties hun vergaderruimtes nog niet optimaal hebben ingedeeld voor hybride vergaderen. Dat is jammer, want zo laat je een hoop kansen liggen. Weet je wel hoeveel rendement je uit jouw meetingruimtes kunt halen als je ze optimaliseert?

We kijken terug op een geweldige dag vol nieuwe inzichten, inspiratie en veel interactie. We willen dan ook graag alle sprekers én deelnemers bedanken voor hun bijdrage. Het event vond plaats op een bijzondere locatie: Sportcentrum Papendal. We begonnen met een rondleiding langs de verschillende trainingslocaties van topsporters en vervolgens woonden we verschillende soorten sessies bij over het indelen en optimaliseren van meetingruimtes. Alles kwam aan bod: van de optimale vorm van vergadertafels tot akoestiek, licht, techniek en AV-oplossingen. Ook hadden we twee demo-ruimtes ingericht waar de deelnemers het verschil konden ervaren tussen een standaard meetingruimte en een geoptimaliseerde meetingruimte. De middag werd afgesloten met een leuke quiz waarbij team Groen als winnaar uit de bus kwam. Heb je het gemist? Op deze pagina kun je alles op je gemak teruglezen.

Was je erbij? Dan heb je nu antwoorden op vragen zoals:

De doorsnee meetingruimte

In de doorsnee meetingruimte waren de kabels niet goed weggewerkt. De ruimte was een beetje rommelig en donker met enkel sfeerverlichting in plaats van helder licht. Doordat het licht niet gelijk is in de ruimte, ontstaan er dubbele schaduwen en slagschaduw op de gezichten. Dan moeten we de vergadering gaan starten. Dat is nog niet zo eenvoudig. Waar is de meetingcode? Zijn alle kabels wel ingestoken? Waarom doet de camera het niet? Waar is de HDMI-kabel? Het lijkt wel eeuwen te duren voordat we verbinding hebben met de andere ruimte. Blijkbaar zijn we nauwelijks verstaanbaar en is er een echo, en ook ons beeld is niet optimaal. De camera en microfoon liggen onder het scherm, bij de rand van de tafel. Daardoor zijn deelnemers aan de andere kant niet verstaanbaar. Het beeld dat wij uitzenden, is enkel een overzicht van de ruimte. De digitale deelnemers hebben zo geen goed beeld van ons en kijken als het ware mee als een vlieg op de muur.

De optimale meetingruimte

Als we de optimale meetingruimte binnenlopen, lijkt het wel alsof we het daglicht instappen. Alles is helder verlicht: de muren, de tafel, en de mensen. Dit komt door de NatureConnect-verlichting die boven de tafel hangt. Dit is verlichting van Signify dat een dakraam simuleert. Het licht verandert ook mee met het daglicht. Zo blijft je biologische klok gelijk. Ook kun je handmatig het licht bijstellen indien gewenst. We starten de meeting met één druk op de knop, maar moeten nog even wachten op de deelnemers in de andere ruimte. Doordat er gebruik gemaakt wordt van een beamer in plaats van een scherm, kunnen we onszelf in de meetingruimte op ware grootte zien. We worden allemaal naast elkaar weergegeven. Dit is fijn voor digitale deelnemers. Zij voelen zich betrokken omdat ze elke deelnemer goed in beeld hebben, in dezelfde uitsnede en goed uitgelicht. Ook zijn de deelnemers die aan tafel zitten duidelijk hoorbaar. Omgevingsgeluid wordt slim weg gefilterd.

Expertsessies

Setting the scene: Rendement halen uit vergaderingen

“Kunnen jullie mij horen?”

“Wacht ik ben nog even koffie aan het zetten. En nu, ben ik nu verstaanbaar?” Bij het aankondigen van Kees Janssen, Teamlead ITS Front End en Hardware Solutions Front-end bij Bechtle, wordt een digitale vergadering gesimuleerd. En wat we horen is helaas een bekend verhaal voor velen. De toon wordt meteen gezet voor deze middag: een informele setting waar ook gelachen mag worden, maar wel serieuze zaken worden aangesneden.  Kees stelt hardop de vraag “Rendement halen uit vergaderingen, hoe doe je dat?”. Hoe kun je meetingruimtes omtoveren van kostenpost tot rendabele ruimte? Het draait allemaal om productiviteit, focus, aandacht, concentratie… Kees merkte bijvoorbeeld tijdens zijn studie Bedrijfskunde dat hij zich veel beter kon focussen met een noise cancelling headset. Hij praat over de opkomst en ontwikkeling van noise cancelling headsets en smartlampen. Want ook verlichting speelt mee. Smartlampen hebben bijvoorbeeld vaak een concentratiestand, waardoor je het optimale licht hebt om productief te blijven. “De juiste ingrediënten op het juiste moment bij elkaar brengen, zorgt voor verhoogde productiviteit”, aldus Kees. En dat is precies waar het event vandaag om draait. De sessies die volgden, zouden precies uitleggen hoe je ervoor kunt zorgen dat je meer rendement uit jouw meetingruimtes haalt.

Het ontwerp van een meetingruimte 

Maar hoe ontwerp je nou de optimale meetingruimte voor hybride vergaderen? Onno Janssen, Audiovisueel consultant bij Bechtle, vraagt het publiek: “Wat heb je allemaal nodig in een vergaderruimte?” Vanuit de zaal wordt geroepen: een camera, stoelen, tafel, licht, ventilatie, room booking, akoestiek enzovoorts. Volgens Onno kun je al deze zaken in drie niveaus indelen. Het eerste niveau is de kern. Vergelijk het met een autorit. De basis van de auto is de essentiële onderdelen. De basis is altijd ingericht op betrouwbaarheid, eenvoud en stabiliteit. Maar een ritje naar de supermarkt is anders dan een reis naar Zuid-Spanje. Dan wil jij meer comfort. Hetzelfde geldt voor meetingruimtes. Het tweede niveau is de audiovisuele invulling. Belangrijk zijn kijkhoek, camera en akoestiek. Als je inbelt, wil je ook alle non-verbale communicatie goed kunnen zien. Hiervoor is de juiste camera die elke deelnemer apart in beeld brengt en goede verlichting cruciaal. Te veel slagschaduw in een gezicht kan de beleving al beïnvloeden. Andersom is zicht ook belangrijk. Daarom zie je tegenwoordig vaak schermen met een matte coating in plaats van glanzend. Voor de audio is absorptie, isolatie en een stukje privacy belangrijk. Het derde niveau is gelijkwaardigheid en samenwerking. Denk hierbij aan camerapositie, een digitaal whiteboard en tafelconfiguratie. Een reuleaux-driehoek tafelvorm bevordert samenwerking en betrokkenheid. Daarbij zijn namelijk de afstand, kijkhoek en zichtlijnen ten opzichte van elkaar én het scherm korter. Ten slotte moeten we ook ergonomie niet vergeten. Het is eigenlijk raar dat werkplekken wel aan ergonomische richtlijnen voldoen, maar vergaderruimtes vaak niet. Een scherm op ooghoogte, goede stoelen en de juiste kijkhoek helpen al veel.

Optimaal rendement uit je vergadering halen met de juiste verlichting

“Kunnen jullie mij zien?”

Het licht gaat uit voor de volgende sessie. “Kunnen jullie mij zien?” horen we Lisan Crommentuijn, Business Development Manager NatureConnect by Signify, vragen. “Nou nog niet zo goed. Doet je camera het wel? Misschien moet je het klepje van je webcam nog even openschuiven.” Dit is natuurlijk een grapje, maar het komt vaker voor dan ons lief is. Tegenlicht, slecht tl-licht, te weinig licht... het komt regelmatig voor bij hybride vergaderingen. Lisan gaat het hebben over de invloed van (dag-)licht en verlichting. Licht zorgt ervoor dat we beter functioneren en ons goed voelen. In 2002 is ontdekt dat we een derde receptor in ons oog hebben die niets te maken heeft met wat we zien, maar onze biologische klok regelt en van invloed is op hoe we ons voelen. Deze lichtgevoelige cel reageert met name op het blauwe gedeelte van het lichtspectrum. Als je hier dus rekening mee houdt met de verlichting in vergaderruimtes, steunt verlichting het behoud van alertheid en focus tijdens vergaderingen. Ook de hoeveelheid licht speelt een rol. Een doorsnee vergaderruimte zou een luxniveau van 500 lux moeten hebben, mits er daglicht is. Anders dient dit 750 lux te zijn. Dit terwijl een zonnige dag een luxwaarde van 80.000 tot 100.000 lux heeft. Omdat we 90 procent van onze tijd binnenshuis spenderen, leven we biologisch gezien dus in het donker. Daarom ben je ook vaak zo moe na een lange vergadering. Naast het lichtniveau speelt ook de plek van licht een rol. Denk aan de koplampen van een auto: licht moet daar zijn waar het nodig is. Vroeger, voor de opkomst van hybride werken, keken we naar ons horizontale werkblad. Nu kijken we veelal naar een verticaal scherm tijdens het werk, en ook bij vergaderingen. Het licht is vaak nog niet afgesteld op deze verandering. Signify loopt hierop voor met hun NatureConnect-oplossing. Dat is verlichting die een dakraam simuleert en ook meegaat met het ritme van daglicht. Deze verlichting was ook te zien in onze optimale demo-ruimte.

NDA-sessie HP|Poly

Deze sessie gaat niet zozeer over wat er nu allemaal beschikbaar is, maar over wat de toekomst ons gaat brengen. En specifiek de komende maanden. In de toekomst gaat er steeds meer met meerdere camera’s gewerkt worden in vergaderruimtes. Met meerdere camera’s zorg je ervoor dat elke persoon goed in beeld komt. Dat wil zeggen in een goede uitsnede en ‘en face’. Ook wordt er steeds vaker AI ingezet bij vergaderingen. Denk aan speaker recognition, transscripts en samenvattingen. HP|Poly maakt vooral gebruik van AI bij audio en video. Zo wordt bij active en passive noise cancelling het omgevingsgeluid slim weg gefilterd. Bij video kun je denken aan het inzoomen op de spreker, group framing, en lege plekken aan de vergadertafel niet in beeld brengen. Ook worden mensen herkend. Zo wordt bij het gebruik van drie camera’s de gefilmde persoon drie keer in beeld gebracht. Dit wordt herkend en het meest optimale beeld (meestal vooraanzicht) wordt gekozen en verzonden. Als een persoon zich draait of beweegt waardoor het gekozen beeld niet meer het beste is, wordt een ander, beter beeld verzonden. Ook de snelheid waarmee de beelden omschakelen, zijn handmatig instellen. Dit allemaal draagt bij aan de beleving van de digitale deelnemer. De visie van HP|Poly is dan ook: Total equity between those in the room and those who are anywhere else. Vervolgens worden er nog nieuwe – en toekomstige- producten van HP|Poly uitgelegd. Maar deze informatie is vooralsnog alleen voor onze deelnemers.

Inspiratiesessie: sportspreker Esther Vergeer

We sluiten de dag af met een inspiratiesessie. Omdat we op Papendal te gast zijn, hebben we een topsportster uitgenodigd om te komen spreken. In interviewvorm met onze host Gijs vertelt Esther Vergeer open en eerlijk over haar ervaringen als ’s werelds meest succesvolle sportster met een handicap. Ook vertelt ze over haar ervaringen met vergaderen. Zij vergadert normaal met mensen over de hele wereld en haar sporters die altijd on-the-go zijn. Wat ze vandaag heeft gezien daar kan Team NL nog iets van leren, zegt ze. Indrukwekkend is haar verhaal over het omgaan met tegenslagen en doorzettingsvermogen. Motivatie en enthousiasme zijn hierbij de sleutelwoorden. Met passie deelt Esther haar ervaringen als Zevenvoudig Paralympisch kampioen rolstoeltennis en Chef de Mission Paralympische Spelen. Er werden veel vragen vanuit het publiek gesteld en de deelnemers ervaarden deze sessie al zeer waardevol.