Gestión de salas y mucho más.

BELOS^© Basis.

Gestión de reservas y de salas profesional.

Ocupación de salas optimizada. 

Reserve sus salas de reuniones de forma rápida, fácil e intuitiva directamente en su calendario personal a través del complemento BELOS^© Outlook, en IBM Notes Client, a través de su navegador web directamente en la aplicación o también con su smartphone a través de la aplicación BELOS^©.

Función de bloqueo.

Puede reservar una sala para una cita provisional y deberá confirmar la reserva con tiempo suficiente antes de la cita programada. De esta forma, no se bloquean las salas innecesariamente.

Variantes de asientos.

Es posible introducir diferentes variantes de asientos y capacidades en cada sala. Los usuarios seleccionan la configuración necesaria para su evento y el personal responsable del acondicionamiento recibe automáticamente la solicitud correspondiente por correo electrónico o directamente a través de BELOS^©.

Tiempos de espera.

Puede definir el tiempo de espera para cada sala de forma individual. Es decir, la sala queda reservada durante más tiempo de lo que dura realmente la cita para que haya tiempo para las tareas de acondicionamiento necesarias. Este tiempo de espera se pueden modificar manualmente en cualquier momento.

Permisos de salas.

Es posible asignar cada sala a una persona o a un grupo de personas que tengan autorización para aprobar las reservas. En este caso, los usuarios tendrán la opción de reservar la sala directamente o tendrán que recibir una autorización de la persona responsable de la sala.

Combinaciones de salas.

BELOS^© puede gestionar sus combinaciones de salas de forma óptima, que consisten en múltiples divisiones de una misma sala unidas entre sí. Al reservar una de estas divisiones o combinaciones de salas, se ocupan automáticamente las otras salas necesarias. De este modo, se pueden evitar las reservas dobles de las divisiones individuales. Todos los usuarios pueden ver las diferentes posibilidades de combinación de las salas.

Reservas recurrentes.

Es posible programar las reservas de forma recurrente. En este caso, BELOS© comprueba la disponibilidad de una para todas las fechas. Posteriormente, se puede modificar una reserva individualmente o en conjunto.

Filtros y estadísticas.

Utilice las opciones de filtros y de estadísticas para averiguar en qué medida se reservan las salas, cuántas reservas hay y a qué departamentos o centros de costes pertenece cada reserva. Puede configurar las estadísticas y los informes en cualquier momento para cumplir con sus necesidades específicas.

Salas BELOS^©.

Perfeccione la gestión de sus salas y facilite el proceso de reserva de las salas.

Salas.

Ya sean 2 salas o 200. En este módulo, podrá registrarlas todas y configurarlas con sus características individuales. Por ejemplo, en el caso de las combinaciones de salas: ¿tiene salas que pueden ampliarse o reducirse con separadores? Eso no es un problema para BELOS^©, ya que también admite esta función de forma profesional.

Variantes de asientos.

Determine con antelación qué sala puede equiparse con qué variante de asientos. Introduzca la capacidad de personas válida y BELOS^© tendrá en cuenta estos criterios a la hora de buscar salas de forma fiable.

Derechos de propiedad.

En muchas empresas, las salas están asignadas a departamentos concretos. Estos departamentos o las personas de forma individual deberían de ser los únicos que pudieran decidir quién puede ocupar la sala. Según la estructura de los derechos de propiedad de la sala que haya definido, el propietario de la sala recibe una solicitud de reserva transmitida automáticamente por un proceso integrado. Puede consultar, aprobar o rechazar esta solicitud a través de su Outlook o Notes Client.

Accesibilidad.

Determine a qué salas se puede acceder fácilmente y ponga este criterio de selección a disposición de sus empleados.

Asistentes BELOS^©.

Haga de su recepción el elemento central de su empresa.

Asistentes.

Los invitados externos se registran y se asignan a las reservas durante la fase de planificación. De este modo, el personal de recepción podrá ver rápidamente todos los visitantes esperados y sus personas de contacto, así como toda la información necesaria para la cita, como la sala de reuniones, los visitantes que pernoctarán, etc.

Tarjetas de visitantes.

Imprima tarjetas de visitante profesionales y personalizadas de forma rápida y sencilla a partir de sus propias plantillas. Si fuera necesario, es posible imprimir el centro de costes asignado en forma de código de barras, por ejemplo, para facilitar la facturación en el restaurante de su empresa.

Correos electrónicos informativos y de confirmación del registro.

Cuando un asistente se inscribe, se le puede enviar un correo electrónico de confirmación automático con toda la información importante para dicha persona (por ejemplo, direcciones, lugar y hora del evento, etc.). Por ejemplo, para proporcionar a los ponentes una lista de los asistentes, es posible crear estos correos electrónicos informativos en forma de tabla.

Registro de entrada/salida.

Los visitantes y los asistentes a los talleres de formación pueden registrar su entrada y su salida con un solo clic del ratón o escaneando un código QR. Esto le permite saber de forma actualizada las personas externas que se encuentran en su edificio en cualquier momento. A partir de estos datos, también podrá, por ejemplo, realizar estadísticas sobre la frecuencia de las visitas.

Listas de asistentes.

Cree una lista de los asistentes a su evento o a las formaciones rápida y fácilmente para, por ejemplo, imprimirla y que la firmen cuando sea el momento.

Reservas de hotel.

Con el módulo de asistentes de BELOS^©, sus empleados podrán gestionar las solicitudes de reserva de sus huéspedes y visitantes directamente.  Admite tanto las reservas de habitaciones individuales como de bloques enteros de habitaciones de hotel, por ejemplo, para grandes eventos.

Conexión de las bases de datos de direcciones existentes.

Utilice sus bases de datos de direcciones o sistemas CRM existentes para transferir los datos de los asistentes a BELOS^©.

Envío de invitaciones desde BELOS^©.

Envíe invitaciones de calendario en formato iCal a los asistentes de su taller o evento, que podrán aceptar o rechazar con un solo clic. Así podrá ver inmediatamente en el módulo de asistentes de BELOS^© el estado actual de las aceptaciones y de rechazos.

Acceso wifi para invitados.

¿Quiere que sus invitados puedan acceder al wifi? Al conectar los datos del módulo de asistentes BELOS© con su sistema WLAN, se crea automáticamente la información de acceso y se puede introducir en la tarjeta de visitante. El acceso se vuelve a cerrar de forma automática con el registro de salida.

Formación sobre seguridad.

Si sus visitantes y asistentes reciben formación sobre la seguridad, queda registrado en BELOS^©. En cuanto haya transcurrido el plazo que ha establecido, se notifica al personal de recepción para que se vuelva a formar a los visitantes.

BELOS^© Display.

Conexión de pantallas de sala, pantallas de bienvenida y señalizaciones.

Pantalla de bienvenida.

Dé la bienvenida a sus visitantes con una pantalla de recepción electrónica en cuanto entren en su edificio. Para ello, puede elegir entre saludos individuales con nombre y formas generales, por ejemplo, para eventos más grandes.
Con el módulo de BELOS^© Display, sus empleados y visitantes siempre contarán con un resumen.

Señalizaciones y sistemas de guías de visitantes electrónicos.

Guíe a sus invitados de forma fiable hasta la sala de reuniones o el lugar del evento correspondiente con un sistema de guía electrónico.

Carteles electrónicos.

En las puertas de sus salas, podrá mostrar qué reunión o evento está teniendo lugar en ese momento y, por ejemplo, a qué hora comienzan las siguientes reservas. También es posible mostrar los ponentes, los participantes y otra información sobre las citas. También podrá decidir qué salas se pueden reservar directamente desde el cartel electrónico. ¿Quiere reducir el porcentaje de personas que no asisten a estas citas? ¿Quiere evitar que se reserven las salas y que nadie las utilice luego? Para ello, podrá utilizar la confirmación de llegada de BELOS^©. En cuanto haya transcurrido el período de tiempo que haya especificado y nadie haya confirmado la llegada, la sala en cuestión queda libre para que se pueda volver a reservar. ¿La reunión ha terminado antes de lo previsto? Basta con finalizar la cita en el cartel electrónico y, de esta forma, la sala quedará disponible para otra reserva.

Visualizaciones temporizadas.

Podrá decidir el orden cronológico y la duración de la información que se mostrará en las diferentes pantallas.

Pantallas DeskSharing.

Con estas pantallas, modernas y pequeñas, sus empleados móviles pueden reservar un puesto de trabajo sobre la marcha y dejarlo completamente libre cuando hayan terminado. Nuestras pantallas DeskSharing tienen LED para que todas las personas puedan ver inmediatamente si el lugar todavía está libre o ya está ocupado.

Diseño corporativo.

Por supuesto, todas las visualizaciones seguirán el diseño de su empresa gracias a  CSS.

Información adicional.

También puede utilizar sus pantallas para proyectar los vídeos promocionales de su empresa o presentaciones de diapositivas sobre temas que sean importantes para usted. Puede elegir muchas opciones adicionales para complementar sus visualizaciones de BELOS^©.

BELOS^© Desk Sharing.

Reserva de escritorio en unos clics.

Comprobar y reservar.

BELOS4web Desk Sharing le permite reservar su puesto de trabajo fácilmente con tan solo unos clics. En la interfaz web BELOS^© podrá ver los puestos disponibles para el día y la hora seleccionados y reservar el lugar que desee.

Pantallas de resumen.

Podrá ver la tasa de ocupación actual de los puestos de trabajo reservados y también los puestos de trabajo que están libres en cada edificio, planta o sala.  Con tan solo unos clics, podrá reservar el puesto de trabajo directamente en la pantalla táctil.

Monitores de sala.

De forma similar a los monitores de planta o de resumen, también puede configurar un monitor de sala. Esto solo muestra los puestos de trabajo reservados de la respectiva sala.

Configurable

Usted decide en qué intervalos se puede reservar los puestos de trabajo y cuál es la duración máxima de las reservas. Puede establecer de forma flexible e individual la cantidad y la disposición de los puestos de trabajo que se pueden reservar.

BELOS^© Catering.

El módulo de Catering incluye la integración de proveedores de servicios externos.

Catálogo de artículos.

Seleccione su catering de un catálogo que se puede definir según las necesidades de cada sitio.

Paquetes estándar.

Defina los paquetes de catering estándar para que los empleados y las empleadas puedan reservar paquetes completos con un solo clic para, por ejemplo, reuniones, citas o eventos de todo el día.

Múltiples proveedores de servicios de catering.

Si es necesario, seleccione un proveedor de servicios de catering distinto para cada lugar, ya recurra a empresas de catering externas o a servicios internos.

Ajuste automático de la cantidad.

Si cambia la cantidad de personas que participarán en su evento, se modificará automáticamente las unidades de catering necesarias. También se tienen en cuenta cuántas personas han aceptado o anulado las invitaciones del módulo de asistentes.

Opciones de ejecución.

Seleccione si el catering debe estar listo antes del inicio de la cita o, por ejemplo, debe entregarse a una hora determinada.

Recursos BELOS^©.

Recursos y servicios, incluida la integración de proveedores.

Gestión de recursos.

En el módulo de recursos puede introducir todos los recursos, ayudas y otros elementos necesarios para sus citas y eventos, así como los servicios necesarios para preparar, realizar o hacer el seguimiento de sus citas.

Recursos dependientes de la sala.

Cada sala suele ofrecer diferentes posibilidades técnicas. BELOS^© tiene en cuenta estas especificaciones. Es decir, habrá sistemas de sonido o escenarios que solo puedan reservarse en las salas en las que se haya determinado. Además, podrá definir de antemano el equipo permanente de sus salas, como pantallas inteligentes, proyectores o tecnología para presentaciones.

Servicio de salas.

BELOS^© no solo permite reservar un número determinado de tecnologías, sino también todo tipo de servicios, algunos de los cuales pueden prestarse independientemente de la sala. Por ejemplo, la exposición de material informativo, la reserva de un servicio de guardarropa o de seguridad, etc.

Tiempos de espera.

Puede definir tiempos de acondicionamiento para preparar los recursos configurados en la sala antes o después de la reunión. De esta forma, nadie podrá reservar una sala durante el tiempo que se necesita para el acondicionamiento previo o de después de la cita, por ejemplo, para configurar ordenadores para una posible formación.

Disponedores.

Podrá asignar sus recursos a diferentes disponedores según el tipo, por ejemplo. Se encargan del acondicionamiento previo y de después de la cita y reciben correos informativos automáticos sobre sus próximas tareas para los días siguientes. Los disponedores también pueden recibir la información directamente en la vista de las solicitudes actuales e imprimir las listas de trabajo.

Reserva automática de seguimiento.

Una solicitud técnica puede contener uno o varios recursos. Si en el momento de la reserva no están disponibles todas las cantidades, se volverán a reservar automáticamente en cuanto haya más recursos disponibles, por ejemplo, en caso de una cancelación.

Aparcamiento para visitantes.

Asigne una plaza de aparcamiento para visitantes a sus invitados en cuanto cree la cita. Si lo desea, y combinado con el módulo Display, también puede equipar estas plazas de aparcamiento con pantallas electrónicas.

Complemento de Outlook BELOS^©.

Integración total en su calendario personal de Outlook.

Reserva de salas, medios, etc.

Reserve o solicite salas, medios, catering, vehículos y mucho más desde su calendario personal de Outlook.

Acceso rápido a la tecnología, los servicios y el catering.

Selección rápida de paquetes de accesorios, como equipos para salas, servicios o paquetes de catering. También podrá registrar asistentes externos directamente desde la reserva.

Información de la sala y reprogramación de citas en acceso rápido.

A la hora de reprogramar una cita, se tienen en cuenta todas las reservas. Acceso a la información de la sala, como fotos, planos de planta, planos del sitio o características del equipo.

Flota BELOS^©.

Gestión central de la flota de vehículos y reserva directa desde el calendario.

Reservar y solicitar vehículos.

Con el módulo de flotas de BELOS^©, los usuarios pueden reservar un vehículo de la flota directamente o solicitar una reserva según los derechos que tengan configurados previamente. En el caso de las solicitudes de reserva, BELOS utiliza la configuración de los derechos de los usuarios para determinar si se puede solicitar un vehículo específico o solo una categoría de vehículo.

Períodos de reserva.

Con el módulo de flota BELOS^©, los usuarios pueden indicar los períodos de reserva que duren más de 24 horas.

Ejemplo: Recogida el lunes, a las 16:00 – Devolución el miércoles, a las 10:00. También es posible hacer reservas recurrentes.

Proceso de autorización.

La persona encargada de la gestión de la flota de vehículos autoriza o asigna los vehículos solicitados mediante un proceso de autorización. Las solicitudes de cambio también se procesan a través del flujo de trabajo.

Entrega de vehículos y de llaves, comprobación del permiso de conducir.

La recogida y devolución de los vehículos y de las llaves se registran en el módulo de flota, así como la información detallada sobre el tiempo de la reserva. En el proceso de entrega también se puede activar la comprobación del permiso de conducir.

Vehículos de alquiler.

En el proceso de reserva también se puede añadir la posibilidad de solicitar vehículos de alquiler. Los procesos de solicitud, de entrega y de devolución de vehículos de alquiler se simplifican igualmente. BELOS^© admite los procesos unidireccionales, es decir, solo la entrega o solo la devolución del vehículo.

Citas.

Es posible añadir información y fechas importantes como la ITV, el fin del alquiler, etc. para cada vehículo. La persona responsable de la gestión accede a esta información a trvés de un calendario central.

Eventos BELOS^©.

Planee y organice sus eventos internos.

Resumen central de los eventos.

Utilice el módulo de eventos para combinar varias reservas de uno o varios eventos durante varios días. Puede tratarse de un evento con varias franjas horarias en un día o de un seminario que ofrezca regularmente. Esto le permite mostrar de forma rápida y sencilla las fechas en las que, por ejemplo, tienen lugar sus cursos de formación sobre los productos, qué personas se han inscrito en qué fechas y en qué fechas hay plazas libres.

Gestión integrada de tareas.

Guarde una lista de verificación de tareas para cada tipo de evento. Asigne tareas individuales a los empleados responsables y manténgase al tanto del progreso. Es posible asignar estas tareas individuales a los empleados mediante tareas de Lotus Notes y también a través de la versión 4.5 de BELOS4web como tarea de Outlook.

Certificados de asistencia y otros certificados.

Cree sus plantillas para imprimir documentos para sus participantes. En el caso de BELOS4notes, basta con utilizar las plantillas de Microsoft Word y los datos de los asistentes. Los documentos se guardan directamente en BELOS© y posteriormente están disponibles para, por ejemplo, volver a imprimirlos. Use BELOS4web para generar sus plantillas con el generador de formularios BIRT profesional incluido.

Documentos de planificación.

Añada a su evento archivos como el orden del día, cálculos, presentaciones y documentos de los participantes. Esto ahorrará las largas búsquedas de los documentos necesarios en el sistema de archivos.

Plantillas de eventos.

Ahora, con BELOS4notes, es posible guardar los eventos que tienen lugar regularmente con los datos y documentos necesarios como plantillas. Esto reduce el tiempo de planificación, ya que puede acceder a las plantillas o a la información de los eventos que ya han tenido lugar. Para ello, los clientes de BELOS4web utilizan las respectivas opciones de estado válidas.

Publicar eventos.

Podrá publicar sus eventos, seminarios y citas en su página web con un solo clic y con el módulo de registro en Internet de BELOS^©. Los asistentes e invitados podrán inscribirse personalmente si lo desean.

Inscripción por Internet BELOS^©.

La plataforma para registrar los asistentes.

Publicación.

En cuanto cree un evento a través del módulo de eventos de BELOS^© y lo publique en la página web, las personas interesadas podrán informarse sobre los eventos actuales e inscribirse individualmente. Estas inscripciones aparecen automáticamente en BELOS^© y se pueden activar tras comprobarlas rápidamente. De esta forma, el estado de participación en este evento cambia de «inscripción por Internet» a «inscrito».

Consulta de fechas.

En el caso de los cursos de formación con fechas recurrentes, las personas interesadas pueden inscribirse en fechas específicas. En cuanto a los eventos, es posible consultar las franjas horarias por las que se tiene más interés. Así es posible asignar salas a las presentaciones que hayan generado mayor interés.

BELOS^© Feedback.

La plataforma para recoger opiniones.

Creación individual.

Cree sus propios formularios de evaluación para sus eventos. Si lo desea, podrá estructurar el formulario en diferentes secciones temáticas. Haga preguntas individuales relacionadas con el evento o el tema y elija de qué forma pueden responder los asistentes, con un sistema de calificación, con smileys, con sí o no o como texto libre. Con BELOS, todo es posible.

Entrega en línea de evaluaciones.

Los asistentes pueden realizar su evaluación a través de su propio dispositivo móvil (mediante un código QR o un enlace) o con un dispositivo que usted les entregue. Las evaluaciones de los eventos serán completamente anónimas y fáciles y rápidas de usar y aumentarán tanto en cantidad como en calidad.

También puede preguntar sobre cualquier otro tipo de información, no siempre tiene que ser sobre el evento. Haga preguntas sobre temas específicos a sus clientes y a sus socios comerciales y podrá hacerse una idea de cuáles son las tendencias.

También podrá realizar un análisis de satisfacción general a sus clientes y preguntarles por las necesidades relativas a los nuevos productos o los servicios. Las posibilidades son casi ilimitadas.

Informes.

Se acabó el tener que analizar los formularios de evaluación. BELOS^© Feedback proporciona automáticamente un resumen de las respuestas y, de esta forma, podrá recibir una visión general de los resultados. Por lo tanto, podrá ahorrar mucho tiempo y minimizar los errores que surgían de la transcripción y del análisis manual.

Facturación BELOS©.

Elabore un desglose detallado de las salas, recursos y vehículos reservados, así como de los artículos del catering consumidos y los servicios utilizados.

Configuración de precios.

Es posible registrar los costes de cada sala, recurso, artículo o vehículo centralmente.

Anexos de factura.

Cree anexos de facturas para un evento o un período definido con varios eventos. Todos los costes relacionados con el evento o el período de tiempo se muestran como artículos individuales. Es posible editar cada artículo de forma individual y, por ejemplo, se pueden añadir descuentos o tarifas planas específicas. Es posible añadir artículos manualmente. El documento generado proporciona una lista detallada de los costes facturados, que se adjunta a la factura desde su sistema ERP.

Exportación.

Los artículos de la factura, incluidos los que se han añadido manualmente (ver más arriba), pueden exportarse a otros sistemas a través de interfaces estándar como LEI, DECS, etc.

Visitas a las instalaciones BELOS^©.

Recorridos temáticos interesantes y visitas a las instalaciones.

Individual.

Selección de los principales temas relevantes para la visita guiada (líneas de productos o similares), la duración o los idiomas deseados.

Preciso.

Elija siempre al empleado adecuado con las aptitudes necesarias para el recorrido correspondiente.

Sencillo.

Compruebe rápida y fácilmente la disponibilidad de las guías que necesita y resérvelas directamente desde BELOS^©.

Completo.

Se informa automáticamente de la visita guiada prevista a los empleados responsables de los respectivos departamentos que se van a visitar.