Ausgangssituation.
Die SVA St.Gallen steht ihren Kundinnen und Kunden in allen Lebenssituationen und bei allen Fragen rund um Sozialversicherungen zur Seite. Dazu bleibt die SVA St. Gallen mit einer AHV-Zweigstelle in jeder Gemeindeverwaltung für alle erreichbar und bietet exzellenten Service. Diese Exzellenz will die SVA St.Gallen in allen Unternehmensbereichen erreichen.
Als effizientes Dienstleistungsunternehmen mit diesem Anspruch behandelt die SVA St.Gallen alle ihr anvertrauten Daten und Informationen mit grösster Sorgfalt. Sie stellt ausserdem sicher, dass die im Unternehmen eingesetzte Software allen Compliance-Anforderungen gerecht wird und die Lizenzen immer aktuell sind. Die dazu notwendigen, regelmässigen Compliance-Checks sind allerdings personell aufwendig und kostenintensiv.
Projektziele.
Die SVA St.Gallen will deshalb zukünftig die Sicherstellung der License Compliance im Unternehmen vermehrt automatisieren und die Software-Nutzung dadurch optimieren. Die dazu benötigte Software soll alle Lizenzen innerhalb der SVA St.Gallen erfassen, überprüfen und ihre tatsächliche Nutzung überwachen. Dazu muss sie alle IT-Systeme in einem Portal erfassen und unerwünschte Software mittels einer Blacklist ablehnen.
Vorgehensweise.
Auf der Suche nach einer passenden Lösung zur Verwaltung und Optimierung der Software-Lizenzen wandte sich die SVA St.Gallen an die Comsoft direct AG. Zusammen analysierten die beiden Unternehmen die Anforderungen und verglichen verschiedene Software Asset Management (SAM)-Tools miteinander.
Die Daten unserer Versicherten sind uns heilig. Sie müssen durch die bei uns eingesetzte Software mit grösster Sorgfalt behandelt werden. Dazu benötigen wir die Einhaltung aller Lizenz Compliance Anforderungen und die dazu passende Überwachung. Comsoft direct hat für uns die Lösung, die nicht nur unsere Lizenzen überwacht, sondern auch die Nutzung der bei uns im Unternehmen eingesetzten Software. Das reduziert nicht nur unseren Verwaltungsaufwand, es gibt auch der Unternehmensführung und den Kontrollbehörden die Sicherheit, dass die eingesetzte Software den Compliance-Vorgaben im Bereich Lizenzierung entspricht.
Lösung.
Schnell stellte sich heraus, dass die SVA St.Gallen mit der von Comsoft gehosteten SAM365-Managed Service-Plattform den gewünschten Service erhalten wird. Der Plattform liegt das SAM-Tool von Snow Software, dem Marktführer im SAM-Umfeld, zugrunde.
Die SAM365-Managed Services von Comsoft stellen die Compliance bei der SVA St.Gallen sicher, indem sie alle Lizenzen im Portal erfassen und die License Compliance fortlaufend überprüfen. Dazu unterstützte das Comsoft SAM-Team die SVA St.Gallen zunächst bei der Einführung und Umsetzung, indem sie alle Lizenzen eintrug, die in der SVA St.Gallen auf den gesamten IT-Systemen wie Server und Clients genutzt werden.
Der Snow License Manager von Snow Software, der im Portal der IT der SVA St.Gallen zur Verfügung steht, erkennt nahezu alle auf dem Markt erhältliche Software. Er registriert, wann welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin eine Software nutzt – oder eben auch nicht. Software, die zwar installiert, aber nie verwendet wird, meldet SAM365-Managed Service ab und optimiert damit automatisch die Lizenzkosten.
In Jahresberichten, die vom Comsoft SAM-Team erstellt werden, kann die SVA St.Gallen ablesen, welche Software das betrifft und welche Programme auf einer Blacklist stehen. Die Blacklist ist aber auch einfach über den Snow License Manager selbst zu verwalten. Der Comsoft Full-Service umfasst ausserdem Datenauswertung für Jahresbestellungen, Renewals, True-Ups und Vertragserneuerungen. So unterstützt SAM365-Managed Service von Comsoft die SVA St.Gallen bei der Überwachung und Optimierung der eingesetzten Software und deren Lizenzen seit nunmehr vier Jahren.
Kundennutzen.
Die SVA St.Gallen spart sich mit dem Einsatz der SAM365-Managed Service von Comsoft viele der ansonsten durch Personal und Arbeitsaufwand entstandenen Kosten. Aber auch die Lizenzkosten konnten reduziert werden, da nicht genutzte Software schnell erkannt und ihre Lizenz nicht verlängert wird. Das Portal registriert zudem neu installierte Software, nimmt sie in seine Liste auf und stellt so sicher, dass wirklich jedes innerhalb der SVA St.Gallen eingesetzte Programm der LicenseCompliance entspricht.