Les réunions : un concept revu et modernisé
Selon une recherche sur la culture des réunions en 2022, les employés passeraient un tiers de leur temps en réunion d’où l’importance de l’attention portée aux salles de réunion, et 31% d’entre elles ont été jugées peu utiles. 84% des collaborateurs déclarent avoir une meilleure productivité lorsque le concept même de réunions est repensé de manière à accorder plus de liberté et de créativité.
Nous le voyons depuis la pandémie du COVID-19, le concept même de réunion évolue. Ces dernières tirent mieux parti des nouvelles technologies et reflètent l’évolution des mentalités à leur sujet et de nos manières de collaborer.
En effet, si la plupart des raisons pour lesquelles les réunions se tiennent restent inchangées (brainstorming, formations, stratégies etc…), les lieux et la façon de les mener subissent cependant des changements et influent sur notre manière de voir ces espaces de collaboration. Ces derniers permettent notamment aujourd’hui de pouvoir réduire considérablement le rythme parfois effréné des réunions et de moderniser leur culture jugée souvent archaïque, grâce notamment à la création d’environnements plus ouverts et communicatifs.
Des outils de collaboration et solutions adaptés à une génération « numérique »
La mobilité ayant posé les bases d’un changement radical dans notre manière de travailler, les entreprises adoptent alors une approche plus moderne de la culture des réunions et tendent à développer des environnements de travail plus agréables et des outils et solutions plus efficaces.
Bercée par une culture prononcée des réseaux et du numérique, la génération Y se démarque fortement des générations précédentes, aussi bien dans ses méthodes de travail que dans sa manière de collaborer et de communiquer avec son entourage grâce notamment aux nouvelles technologies.
De puissants appareils mobiles permettent de travailler de n’importe où. Des logiciels plus puissants et sécurisés ont également ouvert le champ à de nouvelles possibilités concernant le lieu et les moments durant lesquels nous travaillons. Le Modern Meeting by Bechtle, permet par exemple d’assurer facilement et rapidement des réunions en ligne où que l’on soit, grâce à la mise en place d’outil Plug & Play.
Différents outils et services tels que Skype Entreprise, Zoom, Microsoft Teams, Go to Meeting, etc, sont également développés dans le but de faciliter la communication et le partage d’éléments même à distance. Une nouvelle forme de collaboration qui rend les réunions plus interactives, créatives, et qui sait s’adapter aux besoins de chaque entreprise.
La multiplicité des espaces de réunions plus connectés et flexibles
Les salles de réunion et leur gestion ont évolué. Cela a notamment permis de stimuler le développement de nouveaux espaces de réunion propices à la collaboration tels que :
Huddle Rooms
Les Huddle rooms ou huddle spaces sont des espaces hybrides alliant à la fois confort, design, adaptabilité et convivialité. Des attributs essentiels qui contribuent à la création d’une ambiance axée sur la détente et le bien-être. Aussi, terminé les longues tables et fauteuils massifs à roulettes, les espaces sont plus réduits, pratiques et connectés. Ils favorisent les échanges notamment plus informels, rapides et permettent aussi de pouvoir occuper de plus petits espaces, les rendant ainsi plus utiles.
Salles de réunion
Bien que le concept même de réunion s’est largement modernisé, les salles de réunion restent pour autant essentielles aux échanges et favorisent la concentration lors de réunions à caractère plus formel et/ou confidentiel. Toutefois les codes traditionnels d’aménagement des salles de réunion se sont eux aussi réinventés au fil du temps, et peuvent regrouper les caractéristiques suivantes :
- Un mobilier modulable, pour créer une atmosphère propice à la collaboration et configurer les espaces en fonction des besoins.
- Une décoration plus décontractée, cosy et végétale.
- Des matériaux plus naturels (pierre, bois, verre pour la lumière naturel, etc…) pour une ambiance de travail à la fois agréable et productive.
- Des éclairages plus intelligents et des technologies de pointe pour une meilleure productivité.
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