BELOS^© – Gestione delle sale e molto altro.

Base di BELOS^©.

Gestione professionale di sale e prenotazioni.

Utilizzo ottimizzato dello spazio. 

Prenotate le vostre sale riunioni in modo rapido, facile ed intuitivo. Direttamente nel vostro calendario personale tramite BELOS^© Outlook Add-In, nell'IBM Notes Client, tramite il vostro browser web direttamente nell'applicazione o anche tramite il vostro smartphone con BELOS^© App.

Funzione di bloccaggio.

Potete riservare provvisoriamente delle sale. Vi sarà chiesto di confermare la prenotazione prima della data prevista. In questo modo, nessuna sala viene bloccata inutilmente.

Disposizioni dei posti a sedere.

Si possono inserire diverse disposizioni di posti a sedere e capacità di persone per ogni sala. I vostri utenti selezionano la configurazione necessaria per l'evento con un semplice clic del mouse e il personale responsabile della disposizione di sala riceve automaticamente un ordine via e-mail o direttamente in BELOS^©.

Periodi di attesa.

Per ogni sala si può definire un periodo di attesa. Questo significa che la sala è prenotata oltre il periodo effettivo dell'evento per tutti i lavori di allestimento e smontaggio necessari. Questi periodi di attesa pre-assegnati possono anche essere sovrascritti manualmente.

Autorizzazioni per le sale.

Ogni sala può essere assegnata a una persona o a un gruppo di persone, che possono poi decidere la rispettiva assegnazione. In questo caso, può essere concessa un'opzione di prenotazione diretta, oppure gli utenti devono essere autorizzati dalla persona responsabile della sala.

Unire più sale.

BELOS^© è in grado di gestire in modo ottimale le vostre combinazioni di più sale. Le sale divisibili possono essere unite per formare un'unica sala. Quando si prenota una sala divisibile o unita da più sale, vengono occupate automaticamente tutte le sale necessarie. In questo modo si evitano doppie prenotazioni delle singole sale divisibili. Le varie possibilità di unire le sale diventano trasparenti per ogni utente.

Prenotazioni ricorrenti.

Le prenotazioni possono essere create come prenotazioni ricorrenti. In questo caso BELOS^© verifica la disponibilità di una sala per tutte le date. L'elaborazione successiva di un appuntamento ricorrente può essere effettuata in totale o per singolo appuntamento.

Filtri e statistiche.

Scoprite quanto sono occupate le vostre sale riunioni, quante prenotazioni avete avuto e a quali aree o centri di costo sono assegnate, attraverso le opzioni di filtro e statistiche incluse. I rapporti e le statistiche sono liberamente configurabili, cioè avete la possibilità di creare o cambiare le statistiche secondo le vostre esigenze e in qualsiasi momento.

Gestione sale BELOS^©.

Perfezionate la vostra gestione di sale e facilitate così la vostra prenotazione delle sale.

Le sale.

Non importa se avete 2 o 2.000 sale. In questo modulo, tutte sono ben presentate e possono essere configurate con le loro peculiarità individuali, come le sale unite: Avete delle sale che possono essere ingrandite o ridotte da pareti divisorie? Nessun problema per BELOS^© che supporta questa funzione in modo professionale.

Disposizioni dei posti a sedere.

Determinate in anticipo quale sala può essere equipaggiata con quale opzione di posti a sedere. Inserite poi la capacità personale valida e BELOS^© terrà automaticamente conto di questi criteri nella ricerca delle sale.

Diritti di proprietà.

In molte aziende, le sale sono assegnate ai singoli reparti. Ciò significa che solo questi reparti, o singole persone di essi, dovrebbero essere autorizzati a decidere chi può occupare la stanza. Il processo integrato controlla automaticamente la richiesta di prenotazione al proprietario della sala, a seconda della struttura dei diritti che avete concesso. La richiesta e l'approvazione o il rifiuto avvengono nel vostro Outlook o Notes Client.

Accessibilità.

Determinate quali delle vostre sale sono prive di barriere architettoniche e mettetelo a disposizione dei vostri dipendenti come possibile criterio di selezione.

Partecipanti BELOS^©.

Fate che la vostra reception diventi il fiore all'occhiello della vostra azienda.

Partecipanti.

Gli ospiti esterni vengono già registrati e assegnati a una prenotazione. Questo dà al personale della reception una rapida visione di tutti gli ospiti attesi e delle loro persone di contatto, così come tutte le informazioni necessarie per l'appuntamento, come la sala riunioni, eventuale pernottamento, ecc.

Badge per gli ospiti.

Stampate badge professionali e personalizzati per gli ospiti in modo facile e veloce sul vostro modello personalizzato. Se necessario, il centro di costo assegnato può anche essere stampato sotto forma di codice a barre, ad esempio per semplificare la fatturazione nella vostra mensa aziendale.

Conferma di registrazione ed e-mail informativa.

Quando si registra un partecipante, è possibile inviare in automatico una e-mail di conferma con tutte le informazioni importanti per l'ospite (ad esempio indicazioni stradali, luogo e ora dell'evento, ecc.). Per fornire ai vostri relatori una lista di partecipanti, per esempio, è possibile creare queste e-mail informative anche in forma tabellare.

Check-In / Check-Out.

Potete effettuare il check-in e il check-out dei vostri ospiti e partecipanti a corsi di formazione con un semplice clic del mouse o la scansione di un codice QR. Questo vi dà una visione aggiornata di tutte le persone esterne che si trovano attualmente nel vostro edificio. Sulla base di questi dati è possibile tra l'altro anche trarre delle statistiche sulla frequenza dei visitatori.

Lista dei partecipanti.

Create rapidamente e facilmente una lista di partecipanti per il vostro evento o corso di formazione.

Prenotazioni di alberghi.

Con il modulo Partecipanti BELOS^© i vostri collaboratori possono gestire direttamente le richieste di prenotazione per i vostri ospiti e visitatori. Supporta sia le prenotazioni di singole camere che di interi blocchi di camere d'albergo (ad esempio per grandi eventi).

Connessione di database di indirizzi esistenti.

Utilizzate i vostri attuali database di indirizzi o sistemi CRM per trasferire i dati dei partecipanti da questi a BELOS^©.

Invio di inviti da BELOS^©.

Inviate inviti di calendario in formato iCal ai vostri partecipanti interni al corso di formazione o all'evento, che possono essere accettati o rifiutati con un semplice clic del mouse. Lo stato attuale delle accettazioni e dei rifiuti sarà immediatamente visibile nel modulo di partecipanti BELOS^©.

Accesso Wi-Fi per gli ospiti.

Volete offrire ai vostri ospiti un accesso Wi-Fi? Collegando i dati del modulo di Partecipanti BELOS^© con il vostro sistema Wi-Fi, le informazioni di accesso vengono create automaticamente e possono essere registrate sul badge dell'ospite. L'accesso termina automaticamente con il check-out dell'ospite.

Briefing sulla sicurezza.

Se i vostri visitatori e ospiti hanno ricevuto un briefing sulla sicurezza, queste informazioni vengono registrate in BELOS^©. Dopo un periodo di tempo prestabilito, il personale della reception viene informato che il visitatore deve ricevere nuovamente il briefing.

Display BELOS^©.

Connessione dei display delle sale, degli schermi di benvenuto e della segnaletica.

Schermo di benvenuto.

Accogliete i vostri ospiti con un display di reception digitale non appena entrano nel vostro edificio. Si può scegliere tra saluti personalizzati per nome e formati generali, ad esempio, per eventi più grandi.
Con i Display BELOS^© i vostri visitatori e dipendenti mantengono sempre una visione d'insieme di tutto.

Segnaletica digitale e sistemi di guida per i visitatori.

Guidate i vostri ospiti in modo affidabile alla loro sala riunioni o al luogo dell'evento per mezzo di un sistema di percorso digitale.

Targhette digitali.

Visualizzate su display moderni, direttamente all'entrata delle vostre sale, quale evento o riunione si sta svolgendo al momento e quando, per esempio, iniziano le prossime riunioni in questa sala. È anche possibile visualizzare i relatori, i partecipanti e molte altre informazioni sui vostri appuntamenti. Decidete quali sale possono essere prenotate anche spontaneamente direttamente tramite la targhetta alla porta. Volete ridurre il cosiddetto "No-Show-Rate“? Quindi evitare di avere sale riunioni prenotate ma nessuno che le usa? Allora dovreste usare la conferma d'arrivo di BELOS©. Dopo un periodo di tempo prestabilito dall'inizio dell'appuntamento, una sala prenotata sarà di nuovo libera se non c'è stata una conferma d'arrivo sul display. Il vostro meeting è finito prima del previsto? Terminando l'appuntamento sulla targhetta digitale, rendete la stanza di nuovo disponibile per la prenotazione.

Visualizzazioni a tempo.

Siete voi stessi a decidere l'ordine cronologico e la durata della visualizzazione delle informazioni sui vari display.

Display per DeskSharing.

Con i piccoli ma moderni display, i vostri dipendenti mobili possono prenotare una postazione di lavoro ad-hoc. I nostri display DeskSharing sono dotati di LED in modo che tutti possano vedere immediatamente se il desk è ancora libero o già occupato.

Corporate Design.

Naturalmente, tutti gli annunci sono realizzati nel design della vostra azienda utilizzando i CSS.

Informazioni aggiuntive.

Fate scorrere il filmato pubblicitario della vostra azienda sui display, o presentate ai vostri ospiti temi di attualità con una proiezione di diapositive. BELOS© offre anche molte opzioni aggiuntive per migliorare il contenuto del display.

BELOS^© Desk Sharing.

Prenota una postazione di lavoro con pochi clic.

Facile da gestire e prenotare.

BELOS4web Desk Sharing vi permette di prenotare facilmente le postazioni di lavoro in pochi passi. Visualizzate i posti disponibili per il giorno e il lasso di tempo selezionato nell'interfaccia web BELOS^© e prenotate il posto desiderato.

Monitor di panoramica.

Visualizzate l'utilizzo attuale delle postazioni di lavoro libere e prenotate per edificio, piano o ufficio.  Con pochi clic potete prenotare la postazione di lavoro direttamente sul touch display.

Monitor di sala.

Come i monitor di piano e i monitor di panoramica, anche i monitor di sala possono essere configurati. Il monitor di sala visualizza solo le postazioni di lavoro libere e prenotate della rispettiva sala.

Completamente configurabile.

Siete voi stessi a decidere con quale durata massima e in quale lasso di tempo si possono prenotare le postazioni di lavoro. Potete determinare in modo flessibile e indipendente il numero e la disposizione delle postazioni di lavoro prenotabili.

Catering BELOS^©.

Modulo di catering che include l'integrazione di fornitori di servizi esterni.

Catalogo di articoli.

Selezionate i vostri articoli di ristorazione da un catalogo liberamente definibile per sede.

Pacchetti standard.

Definite i pacchetti di catering come standard che permettono ai vostri dipendenti di prenotare interi pacchetti per esempio per riunioni, appuntamenti o eventi che durano tutto il giorno - con un semplice clic del mouse.

Diversi fornitori di catering.

Se necessario, selezionate un fornitore di catering per ogni sede, indipendentemente dal fatto che usiate fornitori esterni o servizi interni.

Regolazione automatica della quantità.

Se cambiate il numero di partecipanti al vostro evento, anche il numero di unità di catering necessarie viene automaticamente adattato. Si tiene conto anche delle accettazioni e dei rifiuti degli inviti del modulo Partecipanti.

Opzioni di esecuzione.

Stabilite nella selezione se il catering deve essere pronto prima dell'inizio dell'appuntamento oppure deve essere consegnato anche a una certa ora.

Risorse BELOS^©.

Risorse e servizi, compresa l'integrazione dei fornitori.

Gestione delle risorse.

Nel modulo Risorse è possibile registrare tutte le risorse, strumenti e altri elementi necessari per i vostri appuntamenti ed eventi, così come i servizi che sono necessari per la preparazione, l'attuazione o il follow-up del vostro appuntamento.

Risorse dipendenti dalla sala.

Diverse sale offrono spesso diverse opzioni tecniche. BELOS© ne tiene conto. Questo significa, per esempio, che un impianto audio o un palco possono essere prenotati solo nelle sale predisposte. Inoltre, definite in anticipo l'attrezzatura fissa delle vostre sale, come i display intelligenti, i proiettori o la tecnologia di presentazione.

Servizio in sala.

BELOS^© permette di prenotare non solo le attrezzature (disponibili in quantità specifiche), ma anche una varietà di servizi, alcuni dei quali possono essere forniti in più stanze. Per esempio, l'esposizione di materiale informativo, la prenotazione di un servizio di guardaroba o di sicurezza, ecc.

Periodi di attesa.

Potete specificare un tempo di allestimento e di smontaggio individuale per ogni risorsa che configurate. Questo assicura che la vostra sala per riunioni o eventi sia disponibile per l'allestimento e lo smontaggio prima e dopo la data effettiva e che nessuno prenoti la vostra sala mentre, per esempio, si stanno preparando i PC per un corso di formazione.

Gestori.

Assegnate le vostre risorse a diversi gestori, che sono responsabili del rispettivo allestimento e smontaggio e ricevono automaticamente e-mail informative sui loro prossimi compiti per i giorni successivi. In alternativa, questi gestori possono anche ottenere informazioni sugli ordini attuali direttamente nella vista del programma e stampare gli elenchi dei compiti. 

Prenotazione successiva automatica.

Una richiesta tecnica può includere una o più risorse. Se non tutte le quantità richieste sono disponibili al momento della prenotazione, queste saranno prenotate automaticamente non appena si renderanno disponibili ulteriori risorse, ad esempio a causa di una cancellazione.

Parcheggio per i visitatori.

Assegnate un parcheggio per visitatori ai vostri ospiti quando registrate l'appuntamento. Su richiesta e in combinazione con il modulo Display, è anche possibile dotare questi parcheggi di display digitali.

BELOS^© Outlook add-in.

Integrazione completa nel tuo calendario personale di Outlook.

Prenotazione di sale, media digitali e altro.

Prenotate o richiedete sale, media digitali, catering, veicoli e molto altro ancora direttamente dal vostro calendario personale di Outlook.

Accesso rapido ad attrezzatura tecnica, servizi e catering.

Selezione rapida di pacchetti di accessori come l'attrezzatura tecnica della sala, i servizi o i pacchetti di catering. Registrazione di partecipanti esterni direttamente dalla prenotazione.

Accesso rapido a informazioni su sale e spostamenti.

Considerazione intelligente di tutte le prenotazioni in caso di spostamenti di appuntamento. Accesso alle informazioni sulle sale come immagini, piantine, posizione dell'ufficio o caratteristiche delle attrezzature.

Parco auto BELOS^©.

Amministrazione centrale del parco auto e prenotazione diretta dal calendario.

Prenotare e richiedere auto aziendale.

Con il modulo Parco auto BELOS^©, gli utenti possono prenotare direttamente un veicolo dal pool o attivare una richiesta di prenotazione a seconda dei diritti precedentemente configurati. Per le prenotazione BELOS utilizza la configurazione dei diritti per distinguere se può essere richiesto un veicolo specifico o solo una categoria di veicoli.

Termini di prenotazione.

Con Parco auto BELOS^© gli utenti hanno la possibilità di specificare periodi di prenotazione liberi che si estendono oltre le 24 ore.
Esempio: ritiro il lunedì, ore 16:00 –  restituzione il mercoledì, ore 10:00. Sono anche possibili prenotazioni ricorrenti di autoveicoli.

Processo di approvazione.

Attraverso un processo di approvazione, i veicoli richiesti vengono rilasciati e/o assegnati da un responsabile del parco. Anche le richieste di modifica vengono elaborate tramite questo workflow.
Consegna del veicolo e delle chiavi, controllo della patente di guida.
La consegna e la restituzione dei veicoli e delle chiavi sono documentate nel modulo Parco auto, comprese le informazioni dettagliate sull'orario. 
 Potete anche attivare l'opzione per richiedere la verifica delle patenti di guida.

Veicoli a noleggio.

Oltre alla prenotazione dei veicoli del pool esistente è possibile integrare la richiesta di veicoli a noleggio nel processo. Questo semplifica non solo la richiesta e la consegna, ma anche la restituzione dei veicoli a noleggio. BELOS^© prende in considerazione anche processi unidirezionali, cioè solo la consegna o solo la restituzione.

Appuntamenti.

Per ogni veicolo del pool si possono registrare diversi dati operativi e date importanti, come ispezioni tecniche, date di fine leasing, ecc. Questi sono messi a disposizione dell'amministratore in un calendario centrale.

Eventi BELOS^©.

Pianificate ed organizzate i vostri eventi interni.

Panoramica centrale dell'evento.

Usate il modulo Eventi per raggruppare diverse prenotazioni di un evento o di eventi che durano più giorni. Questo potrebbe essere un evento che include più fasce orarie in un solo giorno, o un seminario offerto regolarmente. Questo vi permette di visualizzare rapidamente e facilmente le date in cui, per esempio, i vostri corsi di formazione sui prodotti hanno luogo, quali persone si sono registrate per quali date e per quali date si sono ancora posti liberi.

Gestione integrata dei lavori.

Registrate una lista di controllo dei lavori per ogni tipo di evento aziendale, da cui è possibile assegnare dei lavori ai dipendenti e rimanere aggiornati sui loro progressi. Questi singoli lavori vengono assegnati ai collaboratori nel modo consueto con compiti Lotus Notes e, a partire dalla versione 4.5 di BELOS4web, anche come compiti Outlook.

Certificati di partecipazione ed attestati.

Create i vostri modelli per stampare i documenti per i vostri partecipanti. Per BELOS4notes utilizzate semplicemente i vostri modelli Microsoft Word esistenti, che potete arricchire con i dati dei partecipanti in un mail merge. I documenti vengono salvati direttamente in BELOS© e sono quindi disponibili anche in seguito, ad esempio per una stampa ripetuta. Con BELOS4web generate i vostri modelli con il generatore di moduli BIRT professionale in dotazione.

Documenti di pianificazione.

Aggiungete al vostro evento file, ad esempio agenda, fogli di calcolo, presentazioni e materiali per i partecipanti. Questo risparmia ai dipendenti coinvolti lunghe ricerche dei documenti necessari nel file system.

Modelli per eventi.

Gli eventi che si ripetono possono già essere salvati con i dati e i documenti necessari con BELOS4notes come modello. Questo accorcerà il vostro tempo di pianificazione dandovi accesso ai modelli o alle informazioni degli eventi che hanno avuto già luogo. I clienti BELOS4web utilizzano a tal fine le rispettive opzioni di stato valide.

Pubblicare eventi.

Pubblicate i vostri eventi, seminari e date sul vostro sito web con un clic del mouse e in combinazione con il modulo di Registrazione Internet BELOS©. I partecipanti e gli ospiti possono usarlo anche per iscriversi.

Registrazione Internet BELOS^©.

La vostra piattaforma per la registrazione dei partecipanti.

Pubblicazione.

Dopo aver creato un evento nel modulo Eventi BELOS© per il sito web, gli interessati possono informarsi sui vostri eventi in corso e iscriversi. Queste iscrizioni appaiono automaticamente in BELOS© e possono essere attivate dopo una breve verifica, per cui lo stato di partecipazione per questo evento cambia da "Iscrizione via Internet" a "Iscritto".

Ricerca di date.

Nel caso di corsi di formazione con date ricorrenti, i vostri interessati possono iscriversi specificamente ai singoli corsi. È possibile richiedere gli slot per i quali c'è interesse. Questo permette di assegnare le sale appropriate alle conferenze più richieste.

BELOS^© Feedback.

La vostra piattaforma per la raccolta di feedback.

Creazione personalizzata. 

Create i vostri moduli di feedback personali e individuali per il vostro evento. Decidete se la scheda di valutazione deve essere divisa in sezioni strutturate tematicamente o no. Ponete delle domande individuali relative all'evento o all'argomento e decidete come i partecipanti possono rispondere. Che sia nel formato di valutazione scolastico, con gli smiley, con sì o no o come testo libero, con BELOS Feedback tutto è possibile.

Consegna online delle valutazioni.

I vostri partecipanti possono inviare la loro valutazione sul proprio dispositivo mobile (forniscono semplicemente un codice QR da scansionare o un link per farlo) oppure mettete a disposizione i vostri dispositivi mobili. Completamente anonimo, oltre che veloce e facile da usare, il feedback sui vostri eventi aumenterà sia quantitativamente che qualitativamente.
Potete anche richiedere qualsiasi altro tipo di informazione se lo desiderate – non deve riguardare sempre un evento. Perché non porre delle domande ai vostri clienti e partner commerciali su argomenti specifici e ottenere in questo modo un quadro d'insieme delle loro opinioni.
Oppure fate un'analisi generale della soddisfazione dei vostri clienti, chiedete delle esigenze riguardo a nuovi prodotti o servizi – qui non c'è praticamente nessun limite.

Valutazioni.

La fastidiosa elaborazione dei moduli di feedback compilati è finalmente finita. BELOS^© Feedback fornisce automaticamente un riassunto delle risposte inviate e voi ricevete immediatamente una panoramica trasparente dei risultati. Il risparmio di tempo e la riduzione al minimo di fonti di errore per la trascrizione e il riassunto manuale sono notevoli!

Fatturazione BELOS^©.

Create registri dettagliati delle sale, delle risorse e dei veicoli prenotati, così come degli articoli di catering consumati e dei servizi utilizzati. 

Configurazione di prezzo.

È possibile registrare centralmente i costi per ogni unità, cioè per ogni sala, risorsa, articolo o veicolo.

Allegato di fattura.

Create un allegato di fattura per un evento o un periodo definito con più eventi. Tutti i costi sostenuti per questo evento o in questo periodo sono calcolati e riportati come voci singole. Le singole voci possono essere modificate o adattate successivamente, per esempio, con sconti o tariffe forfettarie individuali. È anche possibile aggiungere manualmente ulteriori voci. Questa lista dettagliata dei costi da regolare viene allegata alla fattura dal vostro sistema ERP.

Esportazione.

Le voci rilevate ed elaborate (vedi sopra) possono anche essere trasmesse ad altri sistemi di elaborazione tramite interfacce standard (ad es. LEI, DECS, ecc.).

Visite guidate BELOS^©.

Emozionanti tour a tema e visite guidate.

Personalizzate.

Selezione dei temi rilevanti per il tour (linea di prodotti e così via) così come la durata e le lingue desiderate.

Mirate.

Scegliete sempre il dipendente giusto con le competenze necessarie per la rispettiva visita guidata.

Semplice.

Verificate la disponibilità delle rispettive guide in modo rapido e semplice e prenotateli direttamente da BELOS^©.

Esteso.

I dipendenti responsabili dei rispettivi reparti da visitare vengono automaticamente informati della visita guidata prevista.