Wie Sie Besprechungsräume für hybride Meetings optimieren.

Die meisten Menschen, die hybrid arbeiten, genießen an den Büroarbeitstagen den direkten Austausch mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Deshalb und insbesondere dann, wenn Firmen Desktop Sharing nutzen, ist es wichtig, Orte für den sozialen Austausch zu schaffen, etwa in Form von offenen Kaffeeküchen oder einer Cafeteria. Das stärkt die Bindung ans Unternehmen.

Oft sind heute teamorientierte Projektmanagementmethoden wie Scrum im Einsatz. Damit verlieren Einzelbüros an Bedeutung. Sie werden durch offene Arbeitsbereiche sowie Büros für verschieden große Arbeitsgruppen und Teams ersetzt, um den direkten Austausch über den Schreibtisch hinweg zu fördern. Darüber hinaus sind Besprechungsräume in unterschiedlichen Größen notwendig, die über das gesamte Betriebsgelände verteilt sind. Damit diese umfassend genutzt werden können, müssen sie für hybride Besprechungen optimiert sein. Doch das ist bislang noch nicht in allen Unternehmen der Fall. Aus diesem Grund finden Besprechungen oft online statt, sobald nur eine Person remote daran teilnimmt.

Was für hybride Meetings spricht.

In der Regel befinden sich während einer Onlinekonferenz alle Teilnehmenden an ihrem Arbeitsplatz im Homeoffice oder Büro. Wenn sich aber mehrere Personen ein Büro teilen, stören diese Calls. Denn dann steigt der Geräuschpegel im Raum und die Konzentration sinkt. Zudem beeinträchtigen Hintergrundgeräusche die Videokonferenz. Ganz abgesehen davon, dass das Umfeld bei solchen Calls mithört. Ein sicherer Austausch von vertraulichen Informationen ist deshalb nicht möglich.

Abhilfe schaffen Besprechungsräume, die mit moderner Videokonferenztechnik ausgestattet sind. Entscheidend dabei ist, dass sie unkompliziert und im direkten Umfeld über ein entsprechendes Tool buchbar sind. Damit die Videokonferenztechnik im Alltag genutzt wird, muss sie einfach zu bedienen und für die im Unternehmen eingesetzte Groupware-Lösung optimiert sein. Ist sie sogar für die Software zertifiziert, gewährleistet das ein reibungsloses Zusammenspiel von Hard- und Software.

Wie sich Videokonferenzsysteme am besten verwalten lassen.

Darüber hinaus ist es ratsam, die aufeinander abgestimmten Lösungen eines Herstellers unternehmensweit einzusetzen. Damit ist gewährleistet, dass das Personal in allen Besprechungsräumen einheitlich zu bedienende Geräte vorfindet. Außerdem kann das IT-Team eine übergreifende Managementoberfläche nutzen. Wenn zudem Lösungen auf Appliance-Basis verwendet werden, ist es möglich, diese mit wenig Aufwand in die zentrale Netzwerk- und Geräteverwaltung zu integrieren.

Logitech beispielsweise bietet Konferenzlösungen an, die für gängige Groupware-Lösungen wie Microsoft Teams Rooms (MTR) zertifiziert sind. Diese eignet sich für Unternehmen, die auch sonst mit Software von Microsoft arbeiten. Die Videokonferenzlösung kann für unterschiedliche Raumgrößen eingesetzt werden und ist in einer Windows- und Android-basierten Variante verfügbar.

Ergänzend zu den Funktionen von MTR enthalten die Logitech-Lösungen mit Logitech Sync zusätzliche Administrationstools. Damit lassen sich die angeschlossenen Logitech-Geräte einfach und vor allem komplementär mit Microsoft Intune oder Microsoft Teams Admin Center verwalten und konfigurieren.

Außerdem verfügt Logitech Sync über informative Monitoring-Tools sowie Funktionen zur Ferndiagnose und Analyse. Darüber erhält das IT-Team Einblicke in den aktuellen Zustand der Lösung sowie übersichtlich aufbereitete Warnmeldungen. So lassen sich Ausfallzeiten minimieren und Support- und Update-Dienste leicht umsetzen.

Wie Sie unterschiedlichste Räume mit der passenden Videotechnik ausstatten.

Um die Bedienung möglichst einfach zu gestalten, verwendet Logitech bevorzugt All-in-one-Videobars mit Mikrofon, Lautsprecher und Kamera, die per App über das Android-basierte Logitech-CollabOS-Betriebssystem angesteuert werden. Sie sind in verschiedenen Ausführungen für unterschiedliche Raumgrößen erhältlich. Die App der Groupware ist dabei vorinstalliert. Wer sie für MTR for Windows einsetzen möchte, kombiniert die Videobars mit einem entsprechend vorkonfigurierten Konferenzraum-PC.

Mit einem modularen High-End-System rundet Logitech die Systempalette nach oben ab. Es eignet sich für sehr große Konferenzräume, die zum Beispiel für Vorstandssitzungen genutzt werden.

Neu: Logitech Rally Bar Huddle.

Mit New Work und Scrum wächst vor allem der Bedarf an spontanen kleineren Meetings, die in sogenannten Huddle Rooms für bis zu sechs Personen stattfinden. Speziell dafür oder auch für abgeschirmte Einzelkonferenzplätze hat Logitech die All-in-one-Videobar Logitech Rally Bar Huddle entwickelt. Sie lässt sich am Bildschirm oder an der Wand befestigen sowie auf dem Tisch platzieren. Als State-of-the-art-Lösung ist sie zudem mit einer leistungsfähigen, KI-gesteuerten Kamera ausgestattet, die bei MTR-Meetings über die Funktion „Automatic Framing“ situationsbedingt entweder die Gruppe oder die gerade sprechende Person darstellt. Um die Übertragungsqualität des Tons zu optimieren, unterdrückt das System störende Nebengeräusche.

Wie Logitech alle Personen gleichberechtig in Meetings einbindet.

Logitech hat darüber hinaus mehrere innovative Lösungen entwickelt, um hybride Besprechungen gleichberechtigt zu gestalten. Hier ein paar Beispiele:

• Die Funktion Logitech Gridview stellt die Gesichter von bis zu vier Teilnehmenden im Besprechungsraum gleichberechtigt mit den Onlineteilnehmenden in der Microsoft-Teams- Gitteransicht dar. Diese KI-gestützte Funktion ist Teil des Betriebssystems der größeren Logitech-Rally-Varianten.
• Die Whiteboard-Kamera Logitech Scribe sorgt dafür, dass bei Meetings zur Ideenfindung keine Details verloren gehen. Sie wird am oberen Rand von Whiteboards befestigt. Die integrierte KI kann die Person, die gerade am Whiteboard arbeitet, für die Teilnehmenden der Konferenz transparent darstellen oder komplett ausblenden und liefert so eine fokussierte Anzeige des geschriebenen Inhalts. Für die Wiedergabe im Konferenzsystem optimiert sie automatisch Farbe und Kontrast, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Zudem erkennt sie Haftnotizen.

Wie Bechtle Sie bei der Ausstattung der Konferenzräume unterstützt.

Modern-Workplace-Konzepte haben weitreichende Auswirkungen auf Anzahl, Größe und Ausstattung von Besprechungsräumen. Wir von Bechtle unterstützen Sie dabei, Ihre Räumlichkeiten für diesen Zweck zu optimieren. Von uns erhalten Sie alles aus einer Hand – von der Beratung über die Konzepterarbeitung, die Implementierung der Lösungen und den Support bis hin zu wiederkehrenden IT-Dienstleistungen und zur Geräteverwertung am Ende des Lifecycles. Insbesondere bei der technischen Einrichtung von Besprechungsräumen verfügen wir über große Erfahrungen und arbeiten mit namhaften Partnern wie Logitech und Microsoft zusammen. Mit Logitech Select bietet Bechtle zudem einen Wartungsvertrag für die installierten Logitech-Konferenzsysteme an.

Haben Sie noch Fragen? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erfahren Sie mehr über unseren ganzheitlichen Modern-Workplace-Ansatz: 
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